Les principes comptables d’enregistrement
4.1 Généralités
La comptabilité a pour objet la description de l’activité économique de l’entreprise, c’est-à-dire, essentiellement l’observation des flux économiques.
Les flux modifient le bilan initial de l’entreprise. Il faut donc en enregistrer les conséquences dans des tableaux appelés comptes. Le regroupement des comptes permet ensuite de calculer le résultat (bénéfice ou perte) de l’exercice dans le compte de résultat et d’établir la situation patrimoniale et financière dans le bilan final à la fin de l’exercice comptable. Une annexe qui complète et commente ces documents est exigée à l’exception des entreprises individuelles et des sociétés de personnes non soumises à un contrôle ordinaire.
Le travail du comptable consiste à collecter et classer les documents servant de base à la comptabilisation ou pièces justificatives, à les analyser, à enregistrer les flux économiques découlant des opérations de l’entreprise dans les comptes, à contrôler leur enregistrement et à présenter les documents de synthèse que sont le compte de résultat, le bilan final et l’annexe.
4.2 L’analyse et l’enregistrement des flux économiques dans les comptes
4.2.1 L’analyse des flux économiques
Avant tout enregistrement comptable, il faut analyser les flux économiques en trois éléments :
- l’origine du flux ou ressource A
- la destination du flux ou emploi B
- son montant en francs X
X
B ←────────────── A
Exemple 1 : Apport du propriétaire déposé en banque de l’entreprise 5’000.
Banque ←────────────── Capital propre
5’000
Le capital propre, ou apport du propriétaire, est à l’origine du flux (ressource); la somme a été déposée en banque (emploi).
Exemple 2 : Achat de marchandises à crédit 20’000.
Marchandises ←────────────── Fournisseur
20’000
Le crédit du fournisseur de marchandises est à l’origine du flux (ressource), la réception de marchandises en est la destination (emploi qui a été fait du crédit).
Exemple 3 : Vente de produits fabriqués au comptant 10’000.
Caisse ←────────────── Ventes
10’000
La production de l’entreprise (ressource) a permis la vente dont le montant a été versé dans la caisse (emploi).
4.2.2 Les comptes
Les opérations de l’entreprise réalisées avec ses partenaires sont enregistrées dans des comptes. Ceux-ci permettent de stocker les valeurs de même nature résultant de ces opérations.
En comptabilité, les comptes sont des tableaux en deux parties. Par convention, la partie gauche est appelée Débit et la partie droite Crédit.
| Débit | CAISSE | Crédit |
|---|---|---|
| Versement de X, débiteur | 1’500 | Paiement à Y, créancier |
| Vente au comptant | 3’000 | Achat au comptant |
| 800 | ||
| 700 |
À gauche, l’emploi (destination des flux aboutissant à ce compte)
À droite, la ressource (origine des flux partant de ce compte)
Ouvrir un compte, c’est porter la somme initiale dans ce compte ou noter la première opération effectuée.
L’inscription d’une somme dans un compte, à son débit ou à son crédit, est appelée enregistrement :
- débiter un compte signifie inscrire une somme au débit de ce compte ;
- créditer un compte signifie inscrire une somme au crédit de ce compte.
Clôturer un compte, c’est en déduire le solde, c’est-à-dire calculer la différence entre le débit et le crédit ; le solde est débiteur si le débit est plus fort que le crédit ; le solde est créditeur dans le cas inverse. L’inscription du solde «pour balance» dans le compte équilibre les deux colonnes de celui-ci (totaux égaux).
Le solde est dit débiteur si Débit > Crédit
Le solde est dit créditeur si Crédit > Débit
L’ensemble des comptes tenus dans une comptabilité s’appelle le Grand livre.
4.2.3 L’enregistrement comptable des flux économiques
Les comptes étant connus, il est nécessaire, pour chaque flux, de préciser quelle est la destination (emploi) et quelle est l’origine (ressource), c’est-à-dire le compte qu’il faut débiter et celui qu’il faut créditer.
Ainsi, chaque flux fait l’objet d’un double enregistrement :
- l’un au débit d’un compte (emploi) ;
- l’autre au crédit d’un autre compte (ressource).
Emplois Ressources
D Banque C Capital propre
5’000 5’000
D Achats march. C Dettes fourn.
20’000 20’000
D Caisse C Vtes pr. finis
10’000 10’000
La ressource à l’origine du flux est toujours enregistrée au crédit d’un compte et son emploi au débit d’un autre compte. Comme, par convention, le compte à débiter est toujours cité avant le compte à créditer en comptabilité, nous avons choisi d’orienter les flux de droite (Ressource) à gauche (Emploi) dans la théorie de ce chapitre (←●).
Il est possible de constater pour chaque flux :
| Emploi | = | Ressource |
|---|---|---|
| Débit | = | Crédit |
Donc pour l’ensemble des flux :
- Total des débits = Total des crédits
4.3 L’organisation du traitement comptable
Le terme comptabilité désigne la tenue des comptes selon les règles et le service chargé d’établir les comptes.
La finalité de l’enregistrement des opérations dans les comptes réside dans la présentation des comptes annuels après le bouclement de l’exercice comptable dans un rapport de gestion (art. 958 al. 2 CO).
Pour ce faire, le travail du service comptable consiste à :
4.3.1 Collecter et classer les documents de base ou pièces justificatives
Les opérations comptables ne peuvent être enregistrées que si elles reposent sur un document comptable de base ou pièce justificative.
Les pièces justificatives peuvent provenir :
- de l’extérieur de l’entreprise : factures de fournisseurs, avis postaux ou bancaires, bordereaux de titres, notes de frais, etc. ;
- de l’intérieur de l’entreprise : pièces de caisse, feuilles d’inventaire, bons de sortie de matières, fiches de salaires, etc.
4.3.2 Analyser les pièces justificatives et les précomptabiliser
Pour cela, il faut chercher les comptes à débiter et à créditer et transcrire cette analyse sur la pièce justificative elle-même, par apposition d’une grille dans laquelle on précomptabilise l’opération ou sur une feuille d’imputation sur laquelle on procède à la précomptabilisation de l’opération.
4.3.3 Enregistrer chronologiquement les flux analysés
Les flux sont enregistrés par ordre chronologique sur un tableau d’analyse appelé le journal. Ce document comprend l’indication du compte débité et celle du compte crédité. Par convention, le compte à débiter est mentionné avant le compte à créditer. En plus de ces informations, le journal est généralement complété par la mention de la date, du libellé (courte description) et du montant de l’opération.
4.3.4 Contrôler les enregistrements comptables à l’aide de la balance de vérification
La balance de vérification se présente sous la forme d’un tableau appelé balance des totaux dans lequel sont reportés le total des débits et le total des crédits de chaque compte. On adjoint à cette balance des totaux une balance des soldes qui renseigne sur la position des comptes à une date donnée.
| Comptes | Totaux Débit | Totaux Crédit | Soldes Débiteurs | Soldes Créditeurs |
|---|---|---|---|---|
| Caisse | 114’600 | 109’400 | 5’200 | |
| Banque | 340’000 | 312’200 | 27’800 | |
| Créances clients | 85’200 | 61’700 | 23’500 | |
| Stock de marchandises | 21’300 | 2’000 | 19’300 | |
| Mobilier | 35’000 | 5’000 | ||
| Dettes fournisseurs | 61’800 | 67’600 | ||
| Emprunt | 5’000 | 50’000 | ||
| Capital propre | 50’000 | 7’400 | ||
| Ventes de marchandises | 293’000 | 7’600 | ||
| Achats de marchandises | 110’000 | |||
| Salaires | 29’600 | |||
| Autres charges d’exploitation | ||||
| 1’102’900 | 1’102’900 | 530’800 | 530’800 |
4.3.5 Établir le compte de résultat et le bilan final
La balance de vérification est le document indispensable à l’établissement des documents de synthèse que sont le compte de résultat et le bilan final.
Le compte de résultat
Le compte de résultat est un compte de clôture qui fait apparaître à la fin de l’exercice comptable, par comparaison des valeurs produites (produits) et des valeurs consommées (charges), le résultat (bénéfice ou perte) de l’entreprise.
| Compte de résultat | ||
|---|---|---|
| Charges | Produits | |
| Achats de marchandises | 285’400 | Ventes de marchandises |
| Salaires | 110’000 | |
| Autres charges d’exploitation | 29’600 | |
| Résultat (bénéfice) | 5’000 |
Le bilan final
Le bilan final est un compte de clôture qui donne la situation patrimoniale et financière de l’entreprise à la fin de l’exercice comptable, soit le solde des actifs et des passifs. Comme, au cours de l’exercice, la situation financière de l’entreprise s’est modifiée, l’égalité des actifs et des passifs qui existait dans le bilan initial a disparu et la différence entre les actifs et les passifs dans le bilan final fait apparaître le résultat (bénéfice ou perte de l’exercice).
4.3.6 Présenter les comptes annuels dans un rapport de gestion
Le rapport de gestion pour les entreprises individuelles et les sociétés de personnes non soumises à un contrôle ordinaire se compose du bilan et du compte de résultat. Pour les personnes morales, une annexe qui complète et commente ces deux documents doit être établie. À la fin de l’exercice, le rapport doit être soumis à l’organe et aux personnes qui ont la compétence pour l’approuver.
4.3.7 Conserver les livres et les pièces comptables
Les livres et les pièces comptables doivent être conservés pendant 10 ans sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente.
Des exemplaires imprimés et signés du rapport de gestion et du rapport de révision doivent être conservés pendant 10 ans (art. 958f CO).
Schéma synthétique du traitement comptable
Opérations économiques
- exceptionnelles
- d’exploitation
↓
Pièces justificatives
↓
Service comptable
↓
Analyser et précomptabiliser les pièces justificatives
↓
Enregistrer les flux au journal
↓
Contrôler à l’aide de la balance de vérification
↓
Établir le compte de résultat et le bilan final
↓
Présenter les comptes annuels
↓
Conserver les livres et les pièces comptables (10 ans)