Gestion Immobilière

1. La Comptabilité en Gestion Immobilière

a) Vérifications du syndic lors de la reprise d’une copropriété

• Répartition des charges : conforme au règlement de copropriété (intégré aux statuts), avec clés de répartition sous forme de tableau.
• Frais partagés : vérification via tableau des charges.
• Modifications de charges votées en AG (majorité 4/5) non retranscrites dans le règlement → mise à jour obligatoire chez le notaire.
• Cohérence comptable : contrôle des comptes bancaires et rapports de l’ancien syndic.

b) Intervenants en comptabilité de copropriété

c) TVA applicable

• Prestations de services : TVA 21% (ex. entretien), TVA 0% sur honoraires syndic.
• Travaux : TVA 6% si bâtiment > 10 ans, TVA 21% si < 10 ans.

d) Documents et normes comptables

• Programme comptable : outil de gestion comptable du syndic.
• Loi : impose modalités d’enregistrement des factures et normes comptables (ex. comptabilité double obligatoire si > 20 lots).

e) Responsabilité solidaire des propriétaires

• En cas de défaut de paiement d’un copropriétaire, le syndic doit mettre en demeure et appeler les autres copropriétaires à combler l’insuffisance.

f) Articles de loi clés liés à la comptabilité

• Art. 3.81 : Charges
• Art. 3.85 : Statuts et règlement d’ordre intérieur (ROI)
• Art. 3.86 §3 : Fonds de roulement et fonds de réserve
• Art. 3.89 : Syndic (pouvoirs et obligations)
• Art. 3.91 : Commissaire aux comptes
• Art. 3.94 : Transmission d’un lot
• Art. 3.95 : Arriérés en cas de transmission

2. Les Charges (Art. 3.81)

• Frais d’entretien, réparation, réfection répartis selon la valeur respective des biens privatifs ou selon l’utilité pour chaque lot.
• Modes de répartition :
  • Utilité : proportionnelle à l’usage des parties communes.
  • Valeur : selon les quotités fixées dans les statuts.

• Les clés de répartition sont inscrites dans le règlement de copropriété (partie des statuts).
• Modifications votées en AG doivent être retranscrites dans les statuts chez le notaire.

3. Statuts et Règlement d’Ordre Intérieur (ROI) (Art. 3.85)

• Acte de base : description de l’immeuble, parties privatives/communes, origine de la copropriété, quote-part des parties communes.
• Règlement de copropriété : droits/obligations des copropriétaires, critères d’usage, mode de calcul des charges, sanctions en cas de non-paiement.

4. Fonds de roulement et fonds de réserve (Art. 3.86 §3)

• Montant minimum fonds de réserve = 5% des dépenses annuelles précédentes.
• Fonds de réserve = épargne pour gros travaux et sinistres.
• Obligation légale de comptes distincts pour chaque fonds.
• Le fonds de réserve au passif doit être égal à celui à l’actif dans le bilan.

5. Le Syndic (Art. 3.89)

• Missions principales :
  • Administration des fonds de la copropriété.
  • Fourniture du relevé des dettes sous 30 jours à la demande du notaire.
  • Accès aux documents non privés (devis, factures, statuts, etc.).
  • Rapport annuel sur les contrats de fourniture.
  • Tenue des comptes clairs, précis et détaillés selon le Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN).
  • Préparation du budget prévisionnel soumis à l’AG.
• Comptabilité :
  • < 20 lots : comptabilité simplifiée (recettes, dépenses, trésorerie, fonds de roulement et réserve).

  • 

    20 lots : comptabilité en partie double selon PCMN.

• Responsabilité : le syndic est seul responsable de sa gestion, délégation possible uniquement avec accord de l’AG.

6. Le Commissaire aux Comptes (Art. 3.91)

• Désigné annuellement par l’AG.
• Contrôle la comptabilité de la copropriété.
• Doit avoir des connaissances comptables.
• Ses compétences sont définies par le ROI.

7. Transmission d’un lot (Art. 3.94)

• Avant signature d’un acte juridique, le notaire doit obtenir du syndic (dans les 15 jours) :
  • Montant des fonds de roulement et de réserve.
  • Arriérés éventuels dus par le copropriétaire sortant.
  • Situation des appels de fonds décidés avant transfert.
  • Procédures judiciaires en cours.
  • PV des AGO/AGE des 3 dernières années.
  • Dernier bilan approuvé.
• En cas de décès, délai de transmission des documents = 30 jours.
• En cas d’AG entre compromis et acte, le vendeur paie sauf procuration à l’acheteur.
• Le notaire doit transmettre les coordonnées du nouveau propriétaire au syndic.

8. Arriérés en cas de transmission (Art. 3.95)

• Le notaire retient sur les sommes dues :
  • Arriérés de charges ordinaires et extraordinaires.
  • Frais de récupération judiciaire/extrajudiciaire.
  • Frais de transmission des informations.
• Paiement prioritaire aux créanciers privilégiés hypothécaires.
• Contestation des arriérés par le copropriétaire sortant → syndic informé sous 3 jours ouvrables.
• Sans saisie-arrêt dans les 20 jours, le notaire peut payer les arriérés au sortant.

9. Créance privilégiée occulte

• Le syndic fournit au notaire un relevé des dettes lors de la mutation d’un lot.
• Le notaire prélève sur le prix de vente les dettes dues à la copropriété (créance privilégiée occulte).
• Limite : charges de l’exercice en cours + exercice précédent.
• Dettes antérieures deviennent créances chirographaires (non privilégiées).

Exemple :
Dettes totales = 4000€ (1000€ en 2023, 2500€ en 2024, 500€ en 2025)
→ Créance privilégiée occulte = 3000€ (2024+2025)
→ Créance chirographaire = 1000€ (2023)

À retenir : La créance privilégiée occulte couvre uniquement les charges de l’année en cours et de l’année précédente, garantissant la copropriété en priorité sur ces dettes lors de la vente d’un lot.

1. Définition du décompte de charges

Le décompte de charges répartit entre propriétaires, occupants ou locataires d’un immeuble à appartements multiples, les frais facturés à l’ensemble de l’immeuble.

• Charges privatives : concernent chaque logement.
• Charges communes : concernent les parties communes (nettoyage, ascenseur, jardinage, etc.).

Le décompte peut être :

• Général : charges privatives + communes.
• Indépendant : par une société de relève (Techem, Ista, Aquatel).

Il précise pour chaque logement :

• Quantité d’énergie/eau consommée (mesurée ou estimée).
• Montant à payer.

2. Établissement du décompte de charges

a) Types d’installations

• Individuelles : chaque logement a ses compteurs et chaudière → pas de décompte de charges, factures directes.
• Collectives : chaudière et/ou compteur d’eau commun → décompte de charges établi par le gestionnaire ou syndic.

b) Cas possibles selon installations collectives

3. Modalités de paiement

• Provisions mensuelles : versements d’avances sur charges réelles → décompte de charges obligatoire avec accès aux justificatifs.
• Montant forfaitaire mensuel : somme fixe sans lien direct avec charges réelles → décompte facultatif, pas d’obligation de remboursement ou ajustement automatique.

Le gestionnaire doit transmettre le décompte dans un délai de 5 ans (art. 2277 Code civil).

a) Obligations du gestionnaire

• Fournir le décompte accompagné des justificatifs (factures, preuves de paiement).
• En cas de forfait disproportionné, l’occupant peut demander révision ou passage aux provisions (amiable ou juge de paix).

4. Répartition des charges

a) Instruments de mesure vs clé de répartition

• Instruments de mesure : calorimètres, intégrateurs (chauffage), compteurs de passage (eau).
• Clé de répartition : utilisée en l’absence d’instruments, répartit les frais selon des quotités définies dans les statuts.

b) Frais fixes et frais variables

• Proportion légale pour logements sociaux : 20% frais fixes / 80% frais variables.
• Copropriétés : proportion définie par l’AG et statuts.
• Propriétés uniques : à l’appréciation du propriétaire.

5. Répartition entre chauffage et eau chaude sanitaire (ECS)

• L’ECS nécessite eau froide + énergie pour chauffage.
• Pour une installation collective, on calcule la part d’énergie utilisée pour l’eau chaude en multipliant le volume d’eau chaude consommé par un coefficient (2 m³ gaz ou 1,77 l mazout par hectolitre d’eau chaude).
• Coût chauffage = facture totale combustible – coût chauffe eau.

Formules clés :

• Eau chaude → mazout :
  n Hl eau chaude × 1,77 = n litres mazout
  Coût chauffe eau = n litres × prix litre mazout

• Eau chaude → gaz :
  n Hl eau chaude × 2 = m³ gaz
  Coût chauffe eau = m³ gaz × prix m³ gaz

Le décompte précise pour chaque occupant :

• Quantité d’eau froide consommée, prix et coût total.
• Part des frais de combustible dédiée à l’ECS.

À retenir : Le décompte de charges répartit les frais réels ou forfaitaires liés aux installations collectives selon des clés de répartition ou mesures individuelles, garantissant une répartition équitable entre occupants.

1. Contrat de syndic « AVDH »

• Durée : 1 an, renouvelable jusqu’à 3 ans maximum.
• Élection : par Assemblée Générale (AG).
• Prestations usuelles : forfait trimestriel anticipé, sans TVA (copropriété exemptée).
• Prestations complémentaires non usuelles : nécessitent un contrat séparé, facturables uniquement si mentionnées.
• Remarque : en cas d’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE), les prestations sont considérées non usuelles.

2. Contrat de syndic « Couet »

• Composé de 4 annexes :
  • Mission du syndic
  • Conditions générales
  • Documents importants
  • Rémunération variable (prestations complémentaires non usuelles), très détaillée.
• TVA : exclue des honoraires.

3. Contrat de syndic « IPI »

• Mentionne le numéro BCE (Banque-Carrefour des Entreprises).
• Indispensable de renseigner le tarif des prestations complémentaires.

4. Contrat de syndic « Federia »

• Le syndic est assuré par AXA, via une cotisation annuelle.
• Le syndic peut siéger au Conseil de Copropriété à titre consultatif.

À retenir : Le contrat de syndic fixe la durée, les prestations usuelles (forfaitaires et sans TVA), les prestations complémentaires (facturées séparément), ainsi que les modalités d’élection et d’assurance du syndic.