Verwaltungsorganisation

1. Ebenen der politischen Ausübung

• Drei Ebenen der Politik: Bund, Länder, Kommune.
• Verwaltungsstruktur umfasst: Land, Regierungsbezirke, Kreise, kreisfreie Städte, Gemeinden.

2. Vertikale Gewaltenteilung

• Grundlage: Landesverfassung vom 28. Juni 1950, entspricht Grundgesetz.
• Artikel 78 Abs. 1: Garantie der kommunalen Selbstverwaltung.
• Artikel 78 Abs. 2: Gemeinden und Gemeindeverbände sind grundsätzlich alleinige Träger der öffentlichen Verwaltung in ihrem Gebiet.
• Schwerpunkt der vollziehenden Gewalt liegt auf der Ortsebene (Gemeinden, Kreise).
• Staatliche Verwaltungen nur ausnahmsweise, z.B. bei überörtlichen Interessen oder speziellen Aufgaben (Polizei, Finanzverwaltung).

3. Träger der öffentlichen Verwaltung

4. Juristische Personen des öffentlichen Rechts

• Körperschaften: Mitgliedschaftlich verfasste, gesetzlich errichtete Organisationen, unabhängig vom Wechsel der Mitglieder, mit Einfluss der Mitglieder auf die Willensbildung.
• Anstalten und Stiftungen: Weitere Formen juristischer Personen des öffentlichen Rechts.

5. Unmittelbare vs. mittelbare Staatsverwaltung

Wichtig: Die kommunale Selbstverwaltung ist verfassungsrechtlich garantiert und bildet die Grundlage für die Zuständigkeit der Gemeinden und Kreise als Hauptträger der Verwaltung auf Ortsebene.

1. Verwaltungsträger und juristische Personen des öffentlichen Rechts

Unmittelbare Staatsverwaltung

• Staat erfüllt Verwaltungsaufgaben selbst durch eigene Behörden (z.B. Ministerien, Bezirksregierungen).

Mittelbare Staatsverwaltung

• Staat überträgt Verwaltungsaufgaben an rechtlich selbstständige Verwaltungsträger (Körperschaften, Anstalten, Stiftungen des öffentlichen Rechts).

2. Körperschaften des öffentlichen Rechts: Einteilung nach Art der Mitglieder

3. Beliehene: Ausnahme bei hoheitlichen Aufgaben

• Hoheitliche Aufgaben können ausnahmsweise auch an natürliche Personen oder juristische Personen des Privatrechts übertragen werden.
• Voraussetzung: gesetzliche Legitimation.
• Beispiele: Schornsteinfeger, TÜV, Jagdaufseher, öffentlich bestellte Vermessungsingenieure, Fleischbeschauer.

4. Behörden als Organe des Staates

• Juristische Personen (z.B. Körperschaften) sind nicht handlungsfähig; sie handeln nur durch ihre Organe.
• Behörden sind die Organe, die nach außen Verwaltungstätigkeit ausüben.
• Behörden sind zwar rechtsfähig, aber zunächst nur ein Rechtskonstrukt.
• Für die Organisation und das Handeln der Behörden sind natürliche Personen (Beamte, Tarifbeschäftigte) notwendig.

Wichtig: Die Unterscheidung zwischen unmittelbarer und mittelbarer Staatsverwaltung basiert darauf, ob der Staat seine Verwaltungsaufgaben selbst wahrnimmt oder an rechtlich selbstständige Verwaltungsträger überträgt.

1. Verwaltungsträger: Definition und Merkmale

• Verwaltungsträger sind juristische Personen des öffentlichen Rechts, die eine Zuständigkeit zur Ausübung öffentlicher Verwaltung besitzen.
• Zu ihnen gehören insbesondere:
  • Bund
  • Länder
  • Kommunale Gebietskörperschaften (Gemeinden, Landkreise)
  • Weitere Körperschaften, Stiftungen und Anstalten des öffentlichen Rechts.
• Wesentliches Merkmal: Verwaltungsträger verfügen über einen eigenen Haushalt und eigene Bedienstete.
• Beispiel: Die Bezirksregierung ist keine eigenständige Verwaltungsträgerin, sondern eine Behörde, da sie vom Land getragen wird.

2. Juristische Personen des öffentlichen Rechts

3. Unterscheidung: Unmittelbare vs. Mittelbare Staatsverwaltung

4. Unmittelbare Landesverwaltung (Beispiel NRW)

• Oberste Landesbehörde: Landesregierung, Ministerpräsident, Ministerien
• Landesoberbehörden: Landesamt für Besoldung, Landeskriminalamt, LANUV
• Landesmittelbehörden: Bezirksregierung, Oberfinanzdirektion
• Untere Landesbehörden: Landräte, Kreispolizeibehörde, staatliche Umweltämter, Schulämter, Finanzämter

5. Mittelbare Landesverwaltung (Beispiel NRW)

Wichtig: Die unmittelbare Staatsverwaltung erfolgt durch staatliche Behörden direkt, während die mittelbare Staatsverwaltung Aufgaben an rechtlich selbstständige Organisationen überträgt.

1. Behörden als Organe des Staates

a) Aufsichtsbehördliche Genehmigung und Anzeige

• Fachaufsicht (§13 LOG NRW): Umfasst Aufsichts- und Weisungsbefugnis über Kommunen, bezieht sich auf Rechtmäßigkeit und Zweckmäßigkeit.
• Genehmigungspflicht: In bestimmten Fällen ist eine aufsichtsbehördliche Genehmigung zwingend erforderlich (z.B. Bebauungspläne nach § 10 Abs. 2 BauGB, Steuersatzungen, Haushaltssatzung bei Haushaltssicherung nach § 80 Abs. 5 GO NW).
• Genehmigung als Wirksamkeitsvoraussetzung: Ohne Genehmigung sind bestimmte kommunale Beschlüsse unwirksam (§ 7 Abs. 6 Nr. 1 GO NW).
• Anzeige: In anderen Fällen genügt eine bloße Anzeige, z.B. Haushaltssatzung ohne Haushaltssicherungskonzept.

b) Selbstverwaltungsgarantie – Selbstverwaltungshoheiten

Kommunen besitzen verschiedene Selbstverwaltungshoheiten, die ihre Eigenständigkeit sichern:

c) Organisationshoheit

• Recht, die interne Organisation und Abläufe der Gemeinde eigenverantwortlich zu gestalten.
• Umfasst u.a.:
  • Einrichtung und Änderung von Dienststellen.
  • Bestimmung von Aufbau, sachlicher und personeller Ausstattung (Verbindung zur Personalhoheit).
  • Festlegung und Steuerung von Verwaltungsabläufen.
  • Bestimmung von Inhalt, Gewichtung und Qualität der kommunalen Leistungen.

d) Schranken der Eigenverantwortlichkeit

• Kommunale Befugnisse müssen sich auf örtliche Angelegenheiten beziehen, d.h. einen Bezug zum Gemeindegebiet haben.
• Kommunale Entscheidungen müssen die geltende Rechtsordnung beachten und dürfen nicht gegen Gesetze verstoßen.
• Diese Schranken verhindern eine willkürliche Gesetzgebung durch Kommunen, sichern aber deren eigenverantwortliches Handeln im Rahmen der Gesetze.

Wichtig: Die kommunale Selbstverwaltung ist durch örtliche Zuständigkeit und Gesetzestreue begrenzt.

1. Selbstverwaltungsgarantie

• Selbstverwaltungsgarantie bedeutet, dass der Gesetzgeber die verfassungsmäßige Selbstverwaltung der Gemeinden und anderer Gebietskörperschaften respektieren muss.
• Sie schützt die autonome Organisation und Verwaltung der kommunalen Einheiten gegen Eingriffe von außen.

2. Selbstverwaltungshoheiten

• Selbstverwaltungshoheiten sind die Befugnisse, die einer Gebietskörperschaft zur eigenständigen Regelung und Verwaltung ihrer Angelegenheiten zustehen.
• Diese Hoheiten umfassen insbesondere die eigenverantwortliche Organisation, die eigene Aufgabenwahrnehmung und die Verfügung über eigene Mittel.

3. Systemelemente der Organisation

4. Arten von Arbeitsabläufen in Organisationen

5. Substitutionsgesetz der Organisation (Erich Guntenberg)

• Es besteht ein Zusammenhang zwischen Regelungsdichte und Effizienz organisatorischer Regelungen.
• Ziel ist ein optimales Gleichgewicht zwischen generellen (organisatorischen) und fallweisen Regelungen.

6. Definition des Systems (Systemtheorie)

• Ein System ist eine gegenüber der Umwelt abgegrenzte, geordnete Gesamtheit von Elementen mit Beziehungen untereinander.

• Elemente der öffentlichen Verwaltung als System:

  • Aufgaben
  • Menschen
  • Sachmittel
  • Information

• Organisation setzt Menschen und Sachmittel zielgerichtet zur Erledigung von Aufgaben unter Nutzung vorhandener Informationen zusammen.

Selbstverwaltungsgarantie schützt die eigenständige Organisation und Verwaltung der Gebietskörperschaften vor Eingriffen von außen.

1. Systemelemente der Organisation

Eine Organisation ist ein offenes, flexibles und zweckorientiertes System, das mit seiner Umwelt interagiert und sich an veränderte Bedingungen anpasst. Die einzelnen Systemelemente wirken zusammen und sind voneinander abhängig.

a) Bedeutung der Menschen in der Organisation

• Menschen sind unverzichtbar, da ohne sie keine Verknüpfung der anderen Elemente möglich ist.
• Ziel ist es, die Menschen als Aufgabenträger produktiver und motivierter einzusetzen.
• Wichtige Begriffe:
  • Leistungsvermögen (Können)
  • Leistungsbereitschaft (Wollen/Motivation)
  • Leistungsverhalten (körperliche oder geistige Aktivität), beeinflusst durch das Umfeld
• Die Organisation hat die Aufgabe, das Umfeld so zu gestalten, dass das Leistungsvermögen optimal genutzt wird.

b) Systematisches Abhängigkeitsverhältnis

• Die Elemente der Organisation dürfen nicht isoliert, sondern nur als zusammenwirkend betrachtet werden.
• Beispiel: Einführung neuer Technik (Sachmittel) wie PCs und Software beeinflusst die Informationsverarbeitung und das Verhalten der Mitarbeiter.

Wichtig: Eine Organisation erfüllt ihren Zweck nur, wenn alle Systemelemente in ihrer Bedeutung zusammenwirken.

1. Aufgaben der Kommune

Die Kommune hat eine Allzuständigkeit für Angelegenheiten, die das eigene Gemeindegebiet und die Interessen der Einwohner betreffen (Art. 28 II GG, § 2 GO NRW). Diese Aufgaben dienen vor allem der Daseinsvorsorge, also dem Überleben der Bürger und der örtlichen Gemeinschaft.

2. Typen von Aufgaben der Kommune

3. Pflichten der Gemeinden gegenüber ihren Einwohnern (§ 22 GO NRW)

• Gemeinden müssen innerhalb ihrer Verwaltungskraft Einwohner bei der Einleitung von Verwaltungsverfahren unterstützen, auch wenn eine andere Behörde zuständig ist. Eine Rechtsberatung sind sie jedoch nicht verpflichtet zu leisten.
• Gemeinden haben Vordrucke für Anträge, Anzeigen und Meldungen bereitzuhalten, die von anderen Behörden überlassen werden.
• Wenn Anträge bei Kreis oder Bezirksregierung einzureichen sind, müssen Gemeinden diese entgegennehmen und unverzüglich weiterleiten. Die Antragstellung bei der Gemeinde gilt als Antragstellung bei der zuständigen Behörde, sofern Bundesrecht nicht entgegensteht.

Wichtig: Die Kommune trägt die Kosten für freiwillige und Pflicht-Selbstverwaltungsaufgaben selbst, während bei staatlichen Aufgaben nach Weisung die Kosten erstattet werden.

1. Veränderung der Aufgaben

Kommunale Aufgaben sind nicht immer gleich und können sich verändern durch:

2. Aufgabenkritik

Ziel: Überprüfung der Aufgaben der öffentlichen Verwaltung auf Sinnhaftigkeit und Effizienz.

• Zweckkritik:
  Prüfung, ob eine Aufgabe überhaupt, teilweise oder gar nicht mehr wahrgenommen werden soll.

• Vollzugskritik:
  Prüfung, ob die Art der Aufgabenerfüllung sachgerecht und wirtschaftlich ist.

Anwendungsbereich:
Vor allem bei freiwilligen Selbstverwaltungsaufgaben; bei übertragenen Aufgaben gelten gesetzliche Vorgaben.

3. Bedeutung der Aufgabenkritik für die Verwaltung

• Verwaltung als moderner, bürgerorientierter Dienstleister.
• Legitimation durch Bürger (Art. 20 II 1 GG: Staatsgewalt geht vom Volk aus).
• Verwaltung wird von Bürgern finanziert und muss deren Erwartungen erfüllen.

4. Status Quo und Image der Verwaltung

• Organisationsentwicklung über viele Jahre mit Verbesserungen aus Kunden-/Bürgersicht.
• Trotz Fortschritten bestehen Imageprobleme:
  • Wahrnehmung als starr, unflexibel, arrogant.
  • Vorurteile verstärkt durch Beamtenwitze und das Bild der „Paragraphenreiter“.

5. Bürgernähe und Erreichbarkeit

Wichtige Kommunikationswege:

Aufgabenkritik ist essenziell, um Verwaltung effizient, bürgernah und anpassungsfähig zu gestalten.

1. Verwaltung als Dienstleister und Bürgernähe

a) Bürgernähe und Erreichbarkeit

• Zentrale Anlaufstelle: Bürgerbüro/Bürgeramt als erste Kontaktstelle, barrierefrei zugänglich.
• Kommunikationswege: E-Mail (auch sichere E-Mail), Telefax.
• Ausstattung: Warteräume und Büroräume sind kundenfreundlich gestaltet.
• Leistungsangebot: Standardisierte Leistungen vor Ort, bei speziellen Anliegen Weiterleitung an Fachämter.

b) Orientierung im Verwaltungsgebäude

• Informationsstellen an Eingängen.
• Behördenwegweiser (Leittafel) im Eingangsbereich.
• Wegweiser in Treppenhäusern, Etagen und Aufzügen.
• Türschilder an Büros.
• Mitarbeiter tragen Namensschilder.

c) Bürgerorientierte Verhaltensweisen

• Persönliche Ansprache und Vorstellung.
• Platz- und ggf. Getränkeangebot.
• Aufmerksamkeit und aktives Zuhören.
• Verständliche Sprache, Vermeidung von „Gesetzesdeutsch“.
• Transparenz bei Handlungen und Entscheidungen.
• Hilfestellung, besonders für ältere oder behinderte Bürger.

d) Interkulturelle Kompetenz

• Fähigkeit zum positiven, situationsgerechten Umgang mit Menschen unterschiedlicher Kulturen, Milieus und Lebensweisen.
• Wichtig für den Umgang mit ausländischen Mitbürgern.

e) Interne Herausforderungen der Verwaltung

f) Ziele der Verwaltung

• Definition von Zielen: Zukünftiger, positiver Soll-Zustand, erreichbar innerhalb eines Zeitraums mit vorhandenen Mitteln.
• Zielarten:
  • Sachziele: Konkrete Aufgaben und Leistungen der Verwaltung (Was soll erreicht werden?).
  • Formalziele: Rahmenbedingungen wie Wirtschaftlichkeit, Kunden- und Mitarbeiterorientierung.

g) Sachziele auf verschiedenen Ebenen

• Rat: Generelles Leitbild und einzelne Beschlüsse.
• Verwaltung: Laufende Verwaltungsaufgaben.

h) Wichtige Formalziele

Bürgernähe bedeutet, Verwaltung als Dienstleister zu verstehen, der durch Erreichbarkeit, Orientierung, verständliche Kommunikation und interkulturelle Kompetenz die Bedürfnisse der Bürger in den Mittelpunkt stellt.

1. Ziele der Verwaltung

Die Verwaltung verfolgt verschiedene Ziele, die sich in Formalziele und Sachziele gliedern lassen. Die wichtigsten Formalziele sind:

2. Zielbeziehungen

• Zielharmonie: Alle Ziele werden gleichermaßen beachtet und erreicht.
• Zielkonflikt: Ziele sind nicht vollständig vereinbar; die Erreichung eines Ziels schränkt ein anderes ein.
• Zielgegensatz: Das Erreichen eines Ziels schließt das eines anderen vollständig aus.

Beispiel: Die Ausweitung der Öffnungszeiten im Bürgeramt (Kundenorientierung) kann im Zielkonflikt mit Mitarbeiterorientierung und Wirtschaftlichkeit stehen.

3. Umgang mit Zielkonflikten

• Zielkonflikte sind im Verwaltungsalltag üblich.
• Entscheider (Führungskräfte, Politik) müssen Prioritäten setzen und Kompromisse eingehen.
• Prioritäten können sich auch aus Rechtsvorschriften ergeben (z.B. Pflichtaufgaben haben Vorrang vor freiwilligen Aufgaben).

4. Regeln für Zieldefinitionen (SMART-Regeln)

Diese Regeln werden häufig bei Zielvereinbarungen zwischen Führungskraft und Mitarbeiter angewandt.

5. Zusammenfassung

Die Verwaltung muss ihre Aufgaben rechtmäßig, wirtschaftlich, umweltverträglich und kundenorientiert erfüllen, wobei Zielkonflikte durch Prioritätensetzung gelöst werden. SMART definierte Ziele erleichtern die Umsetzung und Kontrolle.

1. E-Government – Ziele und Vorteile

E-Government verbessert die Qualität der Dienstleistungen durch:

• Schnellere Bearbeitung
• Angebote rund um die Uhr (24/7-Verfügbarkeit)
• Effizienteres Arbeiten und Kostensenkung (z.B. digitale Akten sparen Papierkosten, vermeiden Medienbrüche, verbessern Archivierung)

2. Rahmenbedingungen für E-Government

3. Elektronische Form und Sicherheit

• Ersatz der Schriftform durch elektronische Form ermöglicht z.B.:

  • Elektronisches Dokument mit qualifizierter elektronischer Signatur
  • Eingabe in elektronische Formulare über Eingabegeräte oder öffentliches Netz
  • De-Mail mit sicherer Anmeldung und absenderbestätigtem Versand
  • Web-Anwendungen mit sicherer elektronischer Identifizierung (eID-Funktion)

• Qualifizierte elektronische Signatur (qeS):

  • Sehr sicher, basiert auf Zertifikaten mit digitalen Schlüsseln
  • Daten werden codiert, nur mit Schlüssel lesbar (z.B. Chipkarten wie Bankkarten)

• De-Mail:

  • Besonders sichere, verschlüsselte Übertragung und Speicherung von Nachrichten und Dokumenten

• eID-Funktion (electronic Identity):

  • Sichere und eindeutige Identifikation im Internet und an Bürgerterminals mittels Personalausweis-Chip
  • Ermöglicht Online-Ausweisfunktion, elektronische Unterschrift und Fernsignatur (eIDAS-Verordnung)
  • Nutzung erfordert sechsstellige PIN

4. Formvorschriften

• §§ 126 ff. BGB regeln:
  • Schriftform
  • Textform (z.B. E-Mail)
  • Elektronische Form (siehe oben)
  • Öffentliche/amtliche Beglaubigung
  • Notarielle Beurkundung

Wichtig: E-Government setzt eine sichere technische Infrastruktur und klare rechtliche Rahmenbedingungen voraus, um digitale Verwaltungsleistungen rechtswirksam und vertrauenswürdig anzubieten.

1. Aufbau- und Ablauforganisation

Aufbauorganisation ordnet Aufgaben zu Menschen und Sachmitteln. Sie bildet die statische Struktur einer Verwaltung.

Ablauforganisation regelt die dynamischen Arbeits- und Informationsprozesse, die im Rahmen der Aufbauorganisation ablaufen. Sie gestaltet die Arbeitsabläufe zur Aufgabenerfüllung.

Aufbau- und Ablauforganisation sind eng verbunden und bedingen sich gegenseitig.

a) Organisationshoheit

Städte, Gemeinden und Kreise haben das Recht, ihren inneren Aufbau und die Abläufe selbst zu organisieren (Art. 28 Abs. 2 GG).

2. Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese

Im Mittelpunkt der Organisation steht die Aufgabe.

• Aufgabenanalyse: Zerlegung des Aufgabenbestandes in Teilaufgaben, Arbeitsvorgänge und Tätigkeiten.
• Aufgabensynthese: Zusammenfügung von Tätigkeiten, Arbeitsvorgängen, Teilaufgaben und Aufgaben zu komplexen Organisationseinheiten.

Ziel: Aufgabenbestandteile werden Menschen und Sachmitteln zugeordnet (Stellenbildung), um Stellen zu Organisationseinheiten (Abteilungen, Ämter, Dezernate) zu bündeln.

3. Gliederungskriterien der Aufgabenanalyse

Zusätzlich werden die Merkmale Und-Gliederung und Oder-Gliederung unterschieden, was zu vier Gliederungsarten führt:

1. Und-Verrichtungsgliederung
2. Oder-Verrichtungsgliederung
3. Und-Objektgliederung
4. Oder-Objektgliederung

4. Weitere Dimensionen der Aufgabenanalyse (nach Kosiol)

Die Aufgabenanalyse und -synthese sind Grundvoraussetzungen für eine effiziente Stellen- und Organisationseinheitenbildung.

1. Gliederungsprinzipien

• Vollständigkeit: Eine Gliederung ist vollständig, wenn sie alle möglichen Ausgliederungen des übergeordneten Gliederungspunktes enthält.
• Inhaltsgleichheit: Die Summe der Aufgliederungen auf jeder Stufe muss dem Inhalt des übergeordneten Begriffs entsprechen.
• Einheitlichkeit: Innerhalb einer Gliederungsstufe darf nur nach einer Gliederungsart gegliedert werden.
• Gliederungstiefe vor Gliederungsbreite: Maximal 7 Aufgliederungen pro Stufe, um Übersichtlichkeit zu gewährleisten; bei Bedarf Zwischenstufen einfügen.

2. Leistungsvermögen

• Bezieht sich auf die körperlichen und geistigen Voraussetzungen des Mitarbeiters für die Arbeit.
• Faktoren: Alter, Geschlecht, Gesundheitszustand, Fachwissen, Berufserfahrung.

3. Stellenbildung, -beschreibung, -bewertung, -bedarfsberechnung, -plan & -besetzung

4. AKV-Prinzip (Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung)

• Definition: Regel zur Zuordnung und Delegation von Aufgaben.
• Kernidee: Mit der Aufgabe müssen die notwendigen Kompetenzen (Befugnisse) und die Verantwortung für deren Erfüllung kongruent zugeordnet werden.
• Problem ohne AKV: Aufgaben werden verteilt, aber Ressourcen und Meldewege bleiben unklar.
• Kongruenzprinzip: Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung müssen übereinstimmen, um effiziente Aufgabenerfüllung zu gewährleisten.
• Beispiel Stellenbildung: Die Stelle erhält genau die Kompetenzen und die Verantwortung, die zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind.

Wichtig: Die Zuordnung von Kompetenz und Verantwortung entscheidet über die Realisierungschance einer Aufgabe.

1. Stellenbildung und AKV-Prinzip

Die Stellenbildung erfolgt nach dem AKV-Prinzip, das die Aufgaben (A), Kompetenzen (K) und Verantwortungen (V) einer Stelle klar definiert und zuordnet. Dieses Prinzip stellt sicher, dass die Tätigkeiten, Rechte und Pflichten einer Person in der Organisation eindeutig, nachvollziehbar und systematisch festgelegt sind.

2. AKV-Methode

• Aufgaben (A): Was die Stelle tut und erzeugt (z.B. Geschäftsprozesse, Projekte, Services).
• Kompetenzen (K): Was die Stelle darf und kann (z.B. Informations-, Entscheidungs-, Weisungs-, Ausführungs- und Kontrollkompetenz).
• Verantwortung (V): Wofür die Stelle verantwortlich ist und was sie führt (z.B. Ergebnis-, Handlungs- und Führungsverantwortung).

Das AKV-Profil fixiert diese drei Elemente für eine Stelle bzw. den Stelleninhaber.

3. Kompetenzarten

• Es handelt sich um organisatorische Kompetenzen, die mit der Stelle verbunden sind, nicht um persönliche Fähigkeiten.
• Ohne Übertragung dieser Kompetenzen ist die Erledigung der Aufgabe nicht möglich.

4. Verantwortung

• Verantwortung bedeutet, für die Ergebnisse und Folgen des eigenen Handelns und der Entscheidungen einzustehen.
• Arten der Verantwortung:
  • Handlungsverantwortung: Rechenschaft über Art und Weise der Aufgabenerfüllung.
  • Ergebnisverantwortung: Rechenschaft über Zielerreichung in Quantität und Qualität.
  • Führungsverantwortung: Rechenschaft für Führungsaufgaben und Mitarbeiterführung.

Führungskräfte tragen Führungsverantwortung, Mitarbeitende hingegen Ausführungsverantwortung.

5. Wichtig: Ausgewogenheit von AKV

• Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen müssen ausgewogen sein.
• Fehlverhältnisse führen zu Problemen:
  • Frühstücksdirektor: Aufgaben ohne notwendige Kompetenzen und Verantwortung.
  • Amtsanmaßung: Ausübung von Kompetenzen außerhalb des Aufgabenbereichs.

Wichtig: Nur wenn Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung übereinstimmen, kann eine Stelle effektiv und rechtmäßig handeln.

1. Stellenbeschreibung

• Definition: Dokumentiert Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen einer Stelle.
• Zweck im Arbeitsalltag:
  • Grundlage für Stellenbewertung und Stellenausschreibungen.
  • Hilft bei der Personalbedarfsdeckung (Planung, Beschaffung, Einsatz).
  • Dient als Dokument für Organisationsuntersuchungen.
  • Grundlage für Zielvereinbarungen und Leistungsbewertungen.
  • Informiert den Stelleninhaber über seine Aufgaben und Beziehungen.

a) Mindestinhalte einer Stellenbeschreibung

• Erstellung: Vom Stelleninhaber selbst nach Muster.
• Prüfung: Durch den Vorgesetzten.
• Ergänzungen: Leitfaden zur Stellenbeschreibung (z.B. dienstliche Beziehungen, Kontakte), z.B. von KGSt.

2. Kongruenzprinzip

• Grundsatz: Verantwortung muss mit den entsprechenden Befugnissen und Aufgaben übereinstimmen.
• Bedeutung: Bei der Stellenbildung sollen Aufgaben, Handlungskompetenzen und Handlungsverantwortung kongruent sein.

Wichtig: Verantwortung ohne entsprechende Befugnisse führt zu Problemen.

3. Stellenbewertung

• Definition: Bewertung der Anforderungen einer Stelle zur Eingruppierung und Entgeltbestimmung.
• Grundsätze:
  • Voraussetzung: Stellenbeschreibung.
  • Bewertung der Anforderungen und Zuordnung zu Besoldungs-/Entgeltgruppen.
  • Ausdruck des Leistungsprinzips.
  • Gerechtigkeit und Nachvollziehbarkeit.
  • Personenneutralität: Nur Anforderungen der Stelle, nicht der Person, werden bewertet.
• Rechtliche Grundlage: Art. 33 Abs. 2 GG – gleicher Zugang zu öffentlichen Ämtern nach Eignung, Befähigung und Leistung.

a) Methoden der Stellenbewertung

4. Personalbedarfsdeckung und Organisationsuntersuchung

• Personalbedarfsdeckung: Von der Stellenbeschreibung über Stellenbewertung zur Stellenausschreibung → Grundlage für Personalplanung, -beschaffung und -einsatz.
• Organisationsuntersuchung: Stellenbeschreibung dient als Dokumentation zur Analyse der Organisationseinheiten.

Kernregel: Stellenbeschreibung und Stellenbewertung sind untrennbar verbunden und bilden die Basis für eine gerechte, nachvollziehbare und leistungsorientierte Personalorganisation.

1. Stellenbewertung – Analytisches Verfahren

• Definition : Erfassung und Bewertung einzelner Anforderungen einer Stelle.
• Vorgehen : Teilbewertungen werden gewichtet und zu einer Gesamtbewertung zusammengeführt.
• Merkmale :
  • Jede Anforderungsart wird in mehrere Wertstufen unterteilt.
  • Gewichtung der Anforderungsarten und der Stufen wird festgelegt.
• Verwendung : Häufig angewandt mit Stufenwertzahlverfahren, z.B. nach Gutachten der KGSt.

2. Vergleich summative vs. analytische Stellenbewertung

Merke: Analytische Bewertung ist präziser und transparenter, aber aufwändiger als die summarische.

3. Stellenbedarfsermittlung

• Ziel : Ermittlung der Anzahl benötigter Mitarbeiter/Stellen zur Aufgabenerfüllung.
• Verantwortung : In der Regel durch das Personalmanagement.
• Vergleich : Gegenüberstellung von IST-Personalbestand und Soll-Personalbestand (Brutto-Personalbedarf) zu einem bestimmten Zeitpunkt.
• Ergebnis : Erkenntnis über Personalüberdeckung oder Personalunterdeckung.

4. Methoden der Stellenbedarfsermittlung

5. Politisches Verfahren

• Grundlage : Bedeutung der Aufgabe, insbesondere Außenwirkung.
• Steuerung : Über Zielvorgaben politischer Gremien.
• Einsatzgebiete : Direkter Dienst am Menschen, z.B. Stadtentwicklung, Umweltmanagement, Digitalisierung.

6. Empirisches Verfahren

• Grundlage : Langjährige eigene Erfahrungen und Praxisvergleiche mit anderen Behörden.
• Instrument : Schlüsselzahlenvergleich zur Bestimmung der Stellenanzahl.

Wichtig: Die Stellenbedarfsermittlung ist ein zentraler Bestandteil der Personalplanung und erfordert die Auswahl der geeigneten Methode je nach Kontext und Zielsetzung.

1. Stellenbedarfsermittlung

• Analytisches Verfahren: Bestimmung der Anzahl der Stellen mittels mathematischer Methoden basierend auf detaillierter Aufgabenanalyse und -synthese.
• JAM (Jahresarbeitsminuten): Erfasst das Arbeitsvolumen fallbezogen durch Erhebung der Tätigkeiten.
• Zuschlagsfaktor „Z“: Berücksichtigt nicht fallbezogene Tätigkeiten wie Teamgespräche oder Praxisanleitungen.
• mBz (mittlerer Beschäftigungszeitwert): Durchschnittliche Zeitdauer, in der eine Tätigkeit ausgeübt wird.
• Arbeitszeitberechnung: Beispiel Beamte: 41 Wochenstunden × 60 Minuten = 2460 Minuten / 5 Arbeitstage = 492 Minuten pro Tag.
• 10% Abzug: Für Rüstzeiten, Erholungszeiten und Unterbrechungen, die nicht zur Aufgabe gehören.

2. Stellenbildung und -beschreibung

• Die Stelle ist das Basiselement der Organisationsstruktur.
• Aufgabenverteilung erfolgt horizontal (gleichrangig) oder vertikal (hierarchisch), nicht alle Aufgaben sind gleichrangig.

3. Organisationsprinzipien und Liniensysteme

• Henri Fayol – Prinzip der Einheit der Auftragserteilung: Jede nachgeordnete Stelle erhält Auftrag nur von einer vorgesetzten Stelle.
• Dieses Prinzip schafft klare Hierarchien und verhindert Mehrfachunterstellungen.
• Die Leitungsstelle hat eine geringe Spezialisierung, da sie den gesamten Aufgabenbereich überblicken muss.

Wichtig: Im Einliniensystem führt nur eine Linie zur nachgeordneten Stelle, was klare Hierarchien schafft und die Einheit der Auftragserteilung sichert.