Les trois documents commerciaux principaux
1. Les trois documents commerciaux principaux
Pour bien différencier un bon de commande, un bon de livraison et une facture, il faut se baser sur leur titre et les informations clés qu'ils contiennent.
| Document | Utilité principale | Caractéristiques pour l'identifier |
|---|---|---|
| Bon de commande | Confirme ce que le client commande | Titre « Bon de commande », numéro et date de commande, détails des articles, quantités, prix convenus. Émis avant la livraison. |
| Bon de livraison | Confirme ce qui a été livré | Titre « Bon de livraison », date de livraison, liste des produits livrés, quantités reçues, souvent signature du client. Pas de montant à payer. |
| Facture | Demande le paiement | Titre « Facture », numéro de facture, montant HTVA, TVA, total à payer, date d’échéance, coordonnées de paiement. |
2. Poids dans les documents commerciaux
- Poids brut = poids de la marchandise + poids de l’emballage
- Tare = poids de l’emballage seul
Un bon document commercial doit clairement indiquer son rôle : commande, livraison ou demande de paiement.
Les éléments clés des documents commerciaux
1. Poids des marchandises
- Poids brut : poids total avec emballage.
- Tare : poids de l’emballage seul.
- Poids net : poids de la marchandise seule.
Formule : Poids net = Poids brut – Tare
2. Types de réductions commerciales
| Type | Définition | Moment d’application |
|---|---|---|
| Rabais | Réduction pour un défaut ou un problème | Au moment de la vente |
| Remise | Réduction commerciale accordée au client | Au moment de la vente |
| Ristourne | Réduction calculée en fin de période selon le volume d’achats | Après une période donnée |
3. Conditions de vente
Elles définissent les règles entre vendeur et acheteur concernant :
- Prix
- Réductions
- Livraison : lieu, date ou délai, frais éventuels
- Paiement : montant, mode (virement, carte, espèces…), délai
- Délai : temps prévu pour la livraison ou le paiement
- Mode : façon dont se déroule l’opération (paiement, transport, livraison…)
À retenir : Les conditions de vente fixent les règles sur la commande, le prix, les réductions, la livraison et le paiement.
4. Étapes de la vente
- Demande du client
- Offre ou devis du vendeur
- Commande (bon de commande)
- Livraison des marchandises (bon de livraison)
- Facturation
- Paiement
Les étapes de la vente et les conditions générales
1. Les étapes de la vente
La vente suit plusieurs étapes clés qui permettent d'organiser la transaction entre le vendeur et l'acheteur. Ces étapes sont :
- La prise de commande : L'acheteur exprime son besoin et passe une commande au vendeur.
- Le bon de commande : Document écrit qui formalise la demande de l'acheteur.
- Le bon de livraison : Document qui accompagne la livraison des produits, attestant de la remise des biens.
- La facture : Document comptable qui détaille la vente, sert de preuve et permet le paiement.
2. Les conditions générales de vente (CGV)
Les CGV définissent les règles applicables à la vente, comme les modalités de paiement, les délais de livraison, les garanties, etc. Elles doivent être communiquées à l'acheteur avant la conclusion de la vente.
3. Les mentions obligatoires dans les documents commerciaux
Chaque document commercial doit comporter des informations précises pour être valide. Voici un tableau comparatif des mentions obligatoires dans le bon de commande, le bon de livraison et la facture :
| Mention obligatoire | Bon de commande | Bon de livraison | Facture |
|---|---|---|---|
| Titre du document (ex : "Bon de commande") | Oui | Oui | Oui |
| Numéro unique du document | Oui | Oui | Oui |
| Date d'émission | Oui | Oui | Oui |
| Nom et adresse du vendeur | Oui | Oui | Oui |
| Numéro de TVA du vendeur | Oui | Oui | Oui |
| Nom et adresse de l'acheteur | Oui | Oui | Oui |
| Numéro de TVA de l'acheteur (si assujetti) | Oui | Non | Oui |
| Description des biens ou services | Oui | Oui | Oui |
| Quantité et prix unitaire hors TVA | Oui | Oui | Oui |
À retenir : Tous les documents commerciaux doivent comporter un numéro unique, une date, les coordonnées des parties, et une description précise des biens ou services vendus.
Les mentions obligatoires des documents
1. Mentions obligatoires sur les documents commerciaux
Les documents commerciaux doivent comporter certaines mentions obligatoires pour être valides. Ces mentions varient selon le type de document : facture, devis ou bon de commande.
| Mention obligatoire | Facture | Devis | Bon de commande |
|---|---|---|---|
| Taux de TVA applicable | Oui | Non | Oui |
| Montant total hors TVA | Oui | Non | Oui |
| Montant de la TVA | Oui | Non | Oui |
| Montant total TTC | Oui | Non | Oui |
| Conditions de paiement (délais, modalités) | Oui | Non | Oui |
| Date ou délai de livraison | Oui | Oui | Non |
| Adresse de livraison (si différente de l'acheteur) | Oui | Oui | Non |
| Signature du vendeur | Non | Non | Non |
| Signature de l'acheteur | Oui | Oui | Non |
À retenir : La signature de l'acheteur est obligatoire sur les factures et devis, mais pas sur les bons de commande.
2. Remarque importante
Le numéro de compte bancaire du vendeur n’est pas obligatoire, mais il est fortement conseillé de l’indiquer, notamment pour faciliter les paiements par virement.