Gestion des données

A) 📊 Diversité des données

• Les données sont désormais principalement électroniques ou stockées en ligne.
• Avantages :
  • Enregistrement de quantités importantes.
  • Stockage plus clair.

B) 🔒 Défis de la gestion des données

• Accès aux données :
  • Certaines personnes ont besoin d'accéder à des données précises.
  • D'autres ne doivent pas avoir d'accès aux données sensibles.
• Importance de la sécurisation des données :
  • Protection contre la perte ou la panne de matériel.
  • Sécurisation contre les attaques informatiques et les vols de données.

C) 🛠️ Rôle de la gestion des données

• La gestion des données est essentielle pour :
  • Garantir l'accessibilité des données à tout moment.
  • Assurer la sécurité des données.
• Votre rôle en tant que personne en formation :
  • Garantir la gestion et le traitement des données en interne.

D) 📚 Principes généraux de gestion des données

• Chaque entreprise a un système de gestion des données différent.
• Des principes généraux s'appliquent à toutes les données :
  • Comprendre ces principes est crucial pour garantir la gestion des données dans votre entreprise.

A) 📊 Qu'est-ce que la gestion des données ?

• La gestion des données implique la saisie, le stockage, la gestion et l'archivage des données dans une base de données.
• Exemple : Saisir les informations d'un client (nom, adresse, téléphone, e-mail).
• L'objectif est d'avoir des données propres, correctes et à jour.
• Une bonne gestion des données est essentielle pour la prise de décisions au sein de l'entreprise.

B) 🖥️ Qu'est-ce qu'un système de gestion des données ?

• Un système de gestion des données est un logiciel ou une base de données où les données sont rassemblées.
• Types de données courantes :

  Type de données	Exemples
  Données fournisseurs	Numéro de fournisseur, adresse, téléphone
  Données clients	Nom, adresse, e-mail, numéro de client
  Données salariales	Nom de l'employé, salaire, allocations
  Données de sécurité	Composition, mesures de précaution
  Données utilisateurs	Sites consultés, applications utilisées

• Exemples de systèmes : SAP, Salesforce, Oracle, Google Cloud Platform.

C) 🔒 Qu'est-ce que la protection des données ?

• La protection des données permet à chacun de contrôler l'accès à ses données personnelles.
• Les bannières de cookies sur les sites web en sont un exemple.
• Les données sensibles (médicales, financières) nécessitent une attention particulière.
• La loi fédérale sur la protection des données (LPD) régit cette protection.
• Importance : Éviter l'utilisation abusive des données personnelles.

D) ⚖️ Importance de la protection des données

• La protection des données est cruciale pour éviter les abus d'informations.
• Exemples d'abus :
  • Divulgation d'informations privilégiées sur la situation d'une entreprise.
  • Accès non autorisé aux données médicales d'un candidat à un emploi.
• Responsabilité : Chaque personne doit manipuler les données avec prudence et se référer à un supérieur en cas de doute.

A) 📊 Évaluer la qualité des données

• La qualité des données est cruciale pour l'efficacité de l'entreprise.
• Critères de qualité :
  • Complétude : Toutes les informations nécessaires doivent être présentes.
  • Actualité : Les données doivent être à jour.
  • Standardisation : Les données doivent être homogènes.
  • Exactitude : Les données doivent être correctes.
• Étapes de vérification :
  1. Prélever un échantillon de données.
  2. Vérifier les données selon les normes internes.
  3. Effectuer une évaluation de la plausibilité.
  4. Résumer les résultats.

B) 📈 Évaluer la quantité de données

• Vérifiez la quantité de données pour détecter des erreurs (ex. doublons).
• Étapes :
  1. Se faire une idée générale des données disponibles.
  2. Effectuer des calculs simples pour obtenir des totaux.
  3. Vérifier la plausibilité des résultats.

C) 💼 Utiliser, gérer et archiver les données

• Naviguer dans les structures de gestion des données.
• Maintenir une structure propre : Actualiser et entretenir les données.
• Modifier et gérer les données : Adapter les informations selon les besoins.
• Archivage : Conserver les données à long terme selon les directives internes.

D) 🔒 Évaluer et traiter des données sensibles

• Classer les données en catégories (publiques, internes, confidentielles, secrètes).
• Étapes :
  1. Classer les données selon leur sensibilité.
  2. Valider les données pour un traitement ultérieur.

E) 📤 Évaluer, clarifier et contrôler la transmission de données

• Clarifier les questions critiques avant la transmission.
• Étapes :
  1. Clarifier les destinataires et leurs besoins.
  2. Effectuer une vérification des données à transmettre.
  3. Faire vérifier par un supérieur.
  4. Choisir un mode de transfert approprié.

A) 🖥️ Se familiariser avec le système de gestion des données

• Utilisez quotidiennement le système pour mieux le comprendre.
• Explorez les onglets et dossiers pour une première impression.
• Ajoutez en favoris les pages importantes pour un accès rapide.
• Testez avec un jeu de données fictif pour vérifier le fonctionnement.

B) 🔒 Transférer les données de manière sécurisée

• Vérifiez les droits d'accès avant de partager des données.
• Informez-vous sur les directives de l'entreprise concernant le partage.
• Attention aux risques de sécurité lors de l'échange de données.

C) ⚠️ Ne pas tomber dans le panneau du phishing

• Vérifiez l'expéditeur : l'adresse affichée peut être trompeuse.
• Attention à la salutation : les e-mails de phishing utilisent souvent des formules générales.
• Ne cliquez pas sur les liens suspects, ils peuvent propager des virus.
• Surveillez la grammaire : les fautes sont fréquentes dans les e-mails de phishing.
• Ne transmettez jamais de données personnelles par e-mail.

A) 📚 Références

• Müller, K. (2019) : Die sept critères zur beurteilung der données qualité. Accès le 27 octobre 2020 : lien.
• Ruef, M. (2019) : Datenklassifizierung. Grundlagen einer Einteilung. Accès le 2 novembre 2020 : lien.
• Venhorst, J. (2019) : Warum und wie Unternehmen ihre données klassifizieren. Accès le 2 novembre 2020 : lien.