I RIMBORSI SPESE obbligatorie da inserire sul Libro Unico del Lavoro Tra le registrazioni (LUL) sono comprese anche le somme erogate a titolo di rimborso spese, sia imponibili che non imponibili. L'indicazione può essere sia analitica che sintetica, purché venga documentata ogni spesa con la distinta presentata dal lavoratore. Approfondiremo l’argomento nelle diapositive successive I RIMBORSI SPESE AL PERSONALE • Un altro compito che spetta a chi emette le buste paga deve fare è quello dei rimborsi spese al personale in trasferta: è molto importante conoscere regole e limiti al rimborso spese per non incorrere in errori. • Ogni volta che il dipendente si trova fuori dal comune ove è la sua sede indicata nel contratto di lavoro si trova in trasferta. In questi casi, qualora il dipendente anticipi denaro personalmente per motivi di lavoro ha diritto ad un rimborso spese. I rimborsi sono erogati direttamente in busta paga dall’impresa al dipendente. Questi hanno la funzione di rimborsare il dipendente dei costi sostenuti per lo spostamento dal luogo di lavoro abituale per svolgere le mansioni assegnate. • Classici esempi di rimborsi spese al dipendente sono quelli per: • Uso auto propria; • Pedaggi autostradali; • Altre spese legate al veicolo utilizzato (esempio parcheggio); • Vitto e alloggio; • Spese per la telefonia. • Detto questo, andiamo a vedere con maggiore dettaglio le varie tipologie • La trasferta del lavoratore dipendente si concretizza quando l’attività di lavoro viene svolta fuori dal Comune ove è la sede di lavoro. Per individuare la tipologia di trasferta è necessario individuare in modo esatto la sede di lavoro di ciascun lavoratore. In caso di rapporto di lavoro dipendente individuare la sede di lavoro è relativamente semplice. È necessario leggere il proprio contratto di lavoro, in quanto deve essere riportata la sede di lavoro • Per capire come avviene la tassazione dei rimborsi spese dipendenti è necessario effettuare una distinzione tra: • Trasferte nel territorio Comunale. In questo caso rimborsi o indennità erogati ai dipendenti concorrono a formare il reddito per il lavoratore, indipendentemente dalle dimensione del Comune ove viene effettuata la trasferta. Unica eccezione è quella delle spese di trasporto comprovate da documenti che provengono dal vettore. Il caso delle spese di rappresentanza • Trasferte fuori dal territorio Comunale. Rimborsi ed indennità erogati ai dipendenti non sono soggetti ad imposizione, con alcune eccezioni. Trasferte nel comune: il caso delle spese di rappresentanza • Ipotizziamo il caso (abbastanza consueto) in cui un cliente viene presso la sede aziendale per vari motivi. • In tal caso è consuetudine che l’imprenditore o comunque uno o più dirigenti portino a pranzo il cliente. La domanda che ci poniamo è la seguente: se il ristorante ha sede nel comune ove ha sede anche l’azienda, la spesa non è deducibile per l’azienda stessa? In prima approssimazione possiamo dire che la spesa è deducibile, con alcuni limiti. Le spese di rappresentanza (continua) • Le spese di rappresentanza possono quindi essere sostenute dall’azienda per garantire la copertura economica di doni, eventi o partecipazione a fiere. Tuttavia queste spese devono necessariamente avere come scopo quello di promuovere l’azienda, devono essere in forma gratuita, e garantire un miglioramento in termini di immagine e prestigio all’azienda. • Concretamente compito dell’operatore d’ufficio sarà quello di annotare sul retro della ricevuta del ristorante i nomi delle persone che hanno pranzato. • Le spese di rappresentanza sono deducibili nel periodo di imposta in cui sono state sostenute. Esistono, tuttavia, i cosiddetti limiti di deducibilità. • Ai fini di IRES/IRPEF, sono deducibili al 100% dal reddito di impresa le spese che non superino il valore unitario di 50,00 €. Qualora venga superato questo limite, è necessario verificare il limite dell’importo annuo massimo che si ottiene applicando ai ricavi della gestione, le percentuali indicate di seguito: • Fino a 10 milioni di euro: 1,5% dei ricavi; • Tra 10 milioni e 50 milioni di euro: 0,6% dei ricavi; • Oltre i 50 milioni di euro: 0,4% dei ricavi. • Probabilmente non toccherà a voi verificare queste soglie, per il momento vi basta sapere che esistono e nel dubbio se rimborsare le spese oppure meglio chiedere (al commercialista oppure ad altre persone che possono autorizzare la spese). I RIMBORSI SPESE AL PERSONALE (cont.ne) • Il trattamento fiscale in capo ai lavoratori dipendenti ed assimilati dei rimborsi spese dipendenti per trasferte fuori dal territorio comunale, prevede tre tipologie di rimborso (alternative). In particolare, possiamo avere: • Il rimborso spese forfettario; • Il rimborso spese a piè di lista o analitico; • Il sistema misto.

RIMBORSI SPESE ANALITICI NEL TERRITORIO COMUNALE • Finora abbiamo visto le regole per i rimborsi spese al di fuori del territorio comunale, ora vedremo le regole per il rimborso Spese Analitico Per Trasferte Nel Territorio Comunale. • nel caso di rimborso spese analitico per trasferte effettuate all’interno del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro gli importi percepiti dal dipendente concorreranno alla determinazione del reddito. Questo con la sola esclusione delle spese di viaggio e trasporto, se documentate dai giustificativi di spesa rilasciati dal vettore (è escluso il rimborso km.): sono rimborsabili sono i biglietti dei mezzi di trasporto. Rimborsi Spese Al Lavoratore Dipendente Misti • Accanto al rimborso spese forfettario e a quello analitico l’azienda ha la possibilità di effettuare dei rimborsi spese misti. Si tratta di una soluzione intermedia tra il sistema del rimborso analitico e quello forfettario. Questa soluzione prevede che venga corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio anche una indennità di trasferta. In particolare, il rimborso misto prevede chè: • Nel caso di rimborso analitico delle spese di vitto e alloggio è possibile che il datore di lavoro riconosca in aggiunta un’indennità di trasferta forfettaria esente da tassazione nel limite di • € 30,99 al giorno per le trasferte in Italia ed • € 51,65 in caso di trasferte all’estero (si tratta di un’indennità forfetaria pari a 2/3 di quella prevista dal metodo di rimborso forfettario); • La legge prevede infatti che in caso di rimborso spese misto, l'ammontare della quota di indennità giornaliera di tipo forfettario a cui il dipendente ha diritto, in totale esenzione da tassazione, possa essere al massimo pari a 30.99 € al giorno per le trasferte in Italia e 51.65 € al giorno per le trasferte all’ estero • Come vedete per il caso del rimborso misto è difficile persino ricavare notizie concordanti sul web. Il consiglio operativo che mi sento di dare è quello di optare per il rimborso analitico o ferfetario. Il rimborso misto infatti non l’ho mai usato. • Tuttavia, se è prassi aziendale procedere con il rimborso misto, non vi potete opporre, in tal caso l’ulteriore consiglio che propongo è quello di farsi scrivere dai superiori le modalità precise di rimborso da dare al lavoratore, possibilmente per email in modo tale che eventuali errori non vengano fatti ricadere su di Voi. • Da quando è entrato in vigore il LUL, i rimborsi spese dovrebbero essere inseriti direttamente in busta paga (di solito redatta dal consulente del lavoro), quindi è anche possibile che siate coinvolti nella questione solo come dipendenti in trasferta e che non dobbiate trattare direttamente i rimborsi, se non dandone comunicazione allo studio paghe per la corretta emissione delle stesse. I RIMBORSI KM • Finora abbiamo visto la questione dei rimborsi spese del lavoratore in trasferta, all’interno delle spese di trasferta vi è poi il rimborso km per il lavoratore che al di fuori del territorio comunale usa la propria auto. In tal caso parliamo di rimborso km. • La legge non fa alcun riferimento all'abitazione del dipendente, essa quindi non ha alcuna rilevanza. Questo vuol dire che il tragitto casa-lavoro non si può considerare trasferta, e quindi non va rimborsato né retribuito. Il rimborso km va considerato per il tragitto sede aziendale-luogo della trasferta. il rimborso chilometrico: Si tratta di una somma che va calcolata secondo criteri ben precisi, che contribuisce al costo del personale dipendente e che dovrai inserire nella busta paga del lavoratore. Anche la tassazione di questo tipo di indennità segue regole specifiche, sia per il lavoratore che per l’azienda. In questo capitolo scoprirai tutto quello che c’è da sapere sul rimborso chilometrico: quando e a chi spetta, come si calcola e quali sono le regole fiscali applicabili. • Prima di tutto, vediamo a chi spetta il rimborso chilometrico: • dipendenti; • amministratori; • soci; • personale esterno legato all’azienda da contratti di collaborazione, anche occasionale. • Come si calcola il rimborso chilometrico • Passiamo ora alla questione più spinosa: come si fa a calcolare l’importo che spetta al lavoratore come rimborso chilometrico? Il primo strumento di cui hai bisogno sono le Tabelle ACI: le puoi consultare in Gazzetta Ufficiale. (oppure sul sito dell’ACI) Le Tabelle ACI sono organizzate per categorie: autoveicoli a gasolio in produzione, autoveicoli a benzina in produzione, motocicli, autocaravan, etc. All'interno delle tabelle viene stimato il costo km di ogni veicolo, identificato con: modello, marchio e serie. La seconda cosa che devi procurarti sono alcune informazioni relative al veicolo utilizzato dal tuo dipendente per la trasferta. Ecco quali: • tipo di veicolo (auto o moto); • modello e serie del veicolo; • I km annui percorsi • tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida). • Come si calcola il rimborso chilometrico • Ti consigliamo di predisporre un modulo apposito da far compilare ad ogni dipendente/collaboratore che richieda il rimborso chilometrico, così da velocizzare il calcolo ed evitare errori. • Una volta in possesso dei dati relativi al veicolo, non dovrai far altro che trovare la riga corrispondente nella tabella ACI: in quella stessa riga troverai anche indicato il costo chilometrico corrispondente. A questo punto, il calcolo è semplice: ti basterà moltiplicare il costo chilometrico indicato nella tabella per il numero di km dichiarati dal dipendente nel modulo di richiesta dell’indennità. • Come si calcola il rimborso chilometrico • Passiamo ora alla questione più spinosa: come si fa a calcolare l’importo che spetta al lavoratore come rimborso chilometrico? Il primo strumento di cui hai bisogno sono le Tabelle ACI 2022: le puoi consultare in Gazzetta Ufficiale. (oppure sul sito dell’ACI) Le Tabelle ACI sono organizzate per categorie: autoveicoli a gasolio in produzione, autoveicoli a benzina in produzione, motocicli, autocaravan, etc. All'interno delle tabelle viene stimato il costo km di ogni veicolo, identificato con: modello, marchio e serie. La seconda cosa che devi procurarti sono alcune informazioni relative al veicolo utilizzato dal tuo dipendente per la trasferta. Ecco quali: • tipo di veicolo (auto o moto); • modello e serie del veicolo; • tipo di alimentazione (benzina, diesel, ibrida, ecc.). • Ti consigliamo di predisporre un modulo apposito da far compilare ad ogni dipendente/collaboratore che richieda il rimborso chilometrico, così da velocizzare il calcolo ed evitare errori. • Facciamo un esempio. • Mettiamo che un dipendente abbia percorso 50 km (tra andata e ritorno) per una trasferta assegnatagli. La sua auto è una ALFA ROMEO, 4C 1750, SPIDER, a benzina. Il relativo costo chilometrico, indicato nella tabella ACI 2022, è pari a 0,9200 €/Km. Il rimborso che dovrai versare al dipendente è quindi 46 € (ovvero 0,9200 € x 50 km). Anche le distanze km sono ricavabili dal sito dell’ACI. aspetti fiscali • Aspetti fiscali per azienda e lavoratori • Una volta che avrai determinato il rimborso chilometrico che spetta al tuo dipendente, dovrai versarlo nella busta paga. • Alcune aziende effettuano ancora il rimborso spese, compreso il km. In contanti. • Attenzione però: a differenza della normale retribuzione, questo tipo di pagamento è tassato in maniera diversa, sia per il lavoratore, che per l’azienda. Vediamo come. • Rimborso chilometrico: tassazione per il lavoratore • La tassazione per il lavoratore segue questi principi generali, dettati dalla Circolare del Ministero delle Finanze n. 326/E del 1997: • per le trasferte all’interno del Comune in cui è situata la sede abituale di lavoro, il rimborso chilometrico è tassato come il resto del reddito; • per le trasferte extracomunali, il rimborso non è tassato purché sia stato calcolato secondo i coefficienti indicati nelle tabelle ACI; • in ogni caso, non è necessario che il datore di lavoro rilasci un’autorizzazione preventiva alla trasferta (anche se io la consiglio). In caso di controllo fiscale, sarà sufficiente esibire la documentazione fornita dal lavoratore e conservata dal datore di lavoro da cui risulti che il calcolo del rimborso è avvenuto secondo i criteri indicati dalla legge (quelli di cui ti. • Rimborso chilometrico: limiti di deducibilità per l’azienda • Dal punto di vista aziendale, il rimborso chilometrico rientra tra i costi di impresa ed è, quindi, deducibile: si tratta cioè di una cifra non imponibile ai fini IRPEF e INPS. • Attenzione però, ci sono dei limiti legati alla potenza dell’auto utilizzata per la trasferta, ovvero: • 17 cavalli fiscali per i veicoli a benzina; • 20 cavalli fiscali per veicoli a gasolio. • Se l’auto utilizzata dal dipendente supera questi limiti, la deduzione

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