Suivi des décaissements

1. Les différents modes de règlement et leur enregistrement comptable

Lors du paiement des factures fournisseurs, l’entreprise utilise différents modes de règlement, chacun ayant un traitement comptable spécifique. Il est essentiel de suivre le montant, l’échéance et le mode de paiement pour une gestion rigoureuse des décaissements.

a) Les espèces

• Définition : Paiements en pièces et billets.
• Enregistrement :
  • Document interne : Pièce de caisse.
  • Compte 530 « Caisse » crédité lors du paiement.
  • Compte 401 « Fournisseurs » débité pour solder la dette.

b) Le chèque bancaire

• Définition : Titre de paiement écrit permettant de régler un bénéficiaire.
• Enregistrement :
  • Compte 512 « Banque » crédité au paiement.
  • Compte 401 « Fournisseurs » débité pour solder la dette.

c) Les virements et prélèvements

• Virement : Ordre donné à la banque de transférer une somme d’un compte à un autre.
• Prélèvement : Paiement automatique à date fixe, souvent pour loyers ou abonnements.
• Enregistrement :
  • Identique au chèque :
    • Compte 512 « Banque » crédité.
    • Compte 401 « Fournisseurs » débité.

À retenir :
Chaque mode de paiement entraîne un crédit du compte de trésorerie concerné (caisse ou banque) et un débit du compte fournisseur pour solder la dette.

1. Le suivi des comptes fournisseurs

a) Le lettrage des comptes fournisseurs

• Lettrage = associer par une même lettre les écritures correspondant à une facture et son paiement, pour vérifier que la dette a été réglée.
• Permet de contrôler que les factures ont été payées à la bonne échéance et pour le montant exact.
• Utilisation du grand-livre (ensemble des comptes de l’entreprise) pour effectuer le lettrage, notamment le compte 401 Fournisseurs.
• Les écritures lettrées montrent les factures réglées, les écritures non lettrées indiquent les factures non payées (échéance non atteinte ou retard).

Le lettrage annule la dette lorsque la facture est payée (ex. : lettre A pour facture et chèque de 4 578,02 €).

b) L’échéancier fournisseurs

• Document listant les factures à payer avec leur date d’échéance.
• Sert à préparer les paiements et éviter les retards.
• Peut être généré automatiquement via le PGI (Progiciel de Gestion Intégré).
• Permet d’alerter en cas de retard de paiement.

À régler : facture PAUG échéance 01/12/N. Facture TREBA réglée le 25/11/N, pas d’action nécessaire.

À retenir :
Le lettrage permet de vérifier le paiement des factures fournisseurs, tandis que l’échéancier organise et anticipe les paiements pour éviter les retards.