Introduction et enjeux de la gestion des données
1. Introduction et enjeux de la gestion des données
La gestion des données est un enjeu essentiel à l’ère du numérique, devenant un atout stratégique recherché par les organisations pour améliorer leur performance.
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Objectifs clés :
- Être plus performant
- Réaliser des économies
- Améliorer l’image de l’organisation
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Contexte actuel :
- Multiplication des moyens de diffusion (ordinateur, tablette, téléphone, supports de stockage)
- Augmentation des échanges, litiges et procès liés aux données
- Risques accrus de pertes, diffusions accidentelles et mauvais partages d’informations
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Importance du classement des dossiers :
- Nécessité juridique : assurer la preuve en cas de litige
- Nécessité économique : optimiser la gestion et la productivité de la structure
Une gestion performante et efficace des données est indispensable pour sécuriser l’information et garantir la pérennité des activités.
2. Points clés à retenir
| Enjeux de la gestion des données | Conséquences et risques | Nécessité du classement |
|---|---|---|
| Atout stratégique pour la performance | Pertes et diffusions accidentelles | Preuve juridique en cas de litige |
| Réduction des coûts | Mauvais partage des données | Optimisation économique |
| Amélioration de l’image | Multiplication des supports et échanges | Gestion efficace de l’information |
La gestion des données ne se limite pas à stocker l’information, elle implique un classement rigoureux et adapté pour répondre aux exigences légales et organisationnelles.
Définition de la gestion documentaire
1. Définition de la gestion documentaire
La gestion documentaire regroupe l’ensemble des processus permettant de gérer un document, qu’il soit sur support physique ou dématérialisé, depuis sa création jusqu’à sa destruction, en incluant parfois une phase de conservation.
Un système de gestion documentaire dans une organisation constitue la mémoire de l’entreprise, essentielle pour la transmission des connaissances et des informations.
2. Enjeux et chiffres clés
| Indicateur | Valeur / Conséquence |
|---|---|
| Documents imprimés par employé/mois | 1000 |
| Documents jetés dans les 24h | 50 % |
| Utilisateurs incapables de retrouver une info | 70 % |
| Documents perdus | 7,5 % |
| Documents mal classés | 3 % |
| Coût des pertes liées à la mauvaise gestion documentaire en Europe | 46 milliards d’euros |
| Coût pour retrouver un document perdu ou mal classé | ~90 € |
| Coût pour reproduire un document perdu | ~180 € |
La gestion documentaire est cruciale pour éviter les pertes de temps et d’argent liées à la mauvaise organisation des documents.
Le classement : principes et niveaux
1. Le classement : principes et niveaux
Le classement est un processus d’organisation logique et accessible des documents, visant à gérer de manière structurée les dossiers et à faciliter la recherche.
a) Objectifs du classement
- Ordonner les documents pour qu’ils soient accessibles à tous.
- Gérer les documents et dossiers de façon organisée.
- Retrouver rapidement les documents et dossiers.
- Donner une structure logique et hiérarchique à tous les documents, quel que soit leur support.
- Classer les documents dans des dossiers, et les dossiers eux-mêmes.
b) Rôle et utilité du classement
- Constituer un cumul d’expérience et un savoir-faire pour les futurs employés (exemple : musées d’entreprises).
- Servir d’outil de travail garantissant la bonne version du document au bon moment avec une accessibilité optimale.
- Faciliter la découverte de l’entreprise, l’initiation aux pratiques locales et l’auto-formation.
- Influencer le comportement interne pour améliorer la cohérence et l’efficacité.
- Participer à la création et à l’amélioration de la culture d’entreprise par la formalisation.
c) Les niveaux de classement
Le classement s’organise selon plusieurs niveaux hiérarchiques permettant de structurer les documents de manière cohérente et efficace. Ces niveaux assurent une gestion claire et facilitent la recherche.
| Niveau | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Classe | Regroupe les grandes catégories d’activités | Administration, Commercial |
| Sous-classe | Division plus précise dans la classe | Comptabilité, Ventes |
| Dossier | Ensemble de documents liés à un même sujet | Factures 2024, Contrats clients |
| Document | Unité élémentaire d’information | Facture n°123, Contrat signé |
Le classement doit toujours être logique, hiérarchique et accessible, garantissant ainsi une gestion efficace des documents.
Étudier les besoins
1. Documents en entreprise
- Documents produits : créés par une unité de l’entreprise, destinés à un usage interne ou externe.
- Documents reçus : proviennent de l’extérieur et sont destinés à une personne ou un service interne.
- Chaque document est clairement identifié dans le système informatique.
2. Caractéristiques des documents
Les documents se distinguent par plusieurs critères essentiels :
| Caractéristique | Description |
|---|---|
| Types de renseignements | Nominatifs, administratifs, etc. |
| Confidentialité | Niveau de protection des données |
| Importance | Impact sur les activités de l’entreprise |
| Durée de vie | Période pendant laquelle le document est utile |
3. Types de renseignements véhiculés
- Nominatifs : informations confidentielles permettant d’identifier un individu.
- Administratifs : nécessaires à la gestion des activités de l’entreprise.
Un document est défini par la nature des renseignements qu’il contient.
Avantages d'un classement rigoureux
1. Avantages d'un classement rigoureux
Un classement rigoureux apporte plusieurs bénéfices essentiels pour la gestion efficace des documents et des données.
| Avantage | Description succincte |
|---|---|
| Gain de temps | Permet de retrouver rapidement les documents nécessaires sans perte inutile. |
| Qualité du travail | Améliore la précision et la fiabilité des informations utilisées. |
| Partage de l’information | Facilite la communication et la diffusion des données entre collaborateurs. |
| Continuité du service | Assure la disponibilité constante des documents, même en cas d'absence ou de changement. |
| Faciliter un futur archivage | Organise les documents pour un archivage simple et efficace à long terme. |
| Faciliter la prise de décision et l’accès à l’information | Rend l’information accessible rapidement pour des décisions éclairées. |
| Assurer la protection de l’information sensible (gestion du risque) | Protège les données confidentielles contre les accès non autorisés. |
| Travailler ensemble | Encourage la collaboration grâce à une organisation commune et compréhensible. |
Un classement rigoureux est la clé pour optimiser la gestion documentaire, réduire les erreurs et sécuriser l’information.
Procédés de classement : horizontal et vertical
1. Procédés de classement : horizontal et vertical
Le classement horizontal consiste à disposer les dossiers ou documents les uns à côté des autres sur leur partie la plus étroite. Cette méthode est adaptée aux documents plats et peu épais.
Le classement vertical présente les documents verticalement face à l’utilisateur, ce qui les rend directement visibles et accessibles. Pour les documents fins (chemises, feuilles), il est nécessaire de les regrouper dans des dossiers suspendus qui les maintiennent en place.
| Mode de classement | Description | Avantages | Matériel associé |
|---|---|---|---|
| Horizontal | Dossiers alignés à plat, côte à côte | Facile à parcourir visuellement | Corbeilles, intercalaires |
| Vertical | Dossiers suspendus, documents visibles verticalement | Gain de place, meilleure visibilité | Dossiers suspendus, classeurs |
Le classement vertical facilite la consultation rapide des documents grâce à leur présentation face à l’utilisateur.
2. Matériel de classement courant
Le matériel utilisé pour le classement est généralement similaire d’une entreprise à l’autre. Les principaux outils sont :
- Corbeilles à courrier : pour trier le courrier entrant ou sortant.
- Intercalaires : pour séparer et organiser les documents dans un classeur.
- Chemises : pour regrouper des documents minces ou souples.
- Dossiers suspendus : pour maintenir les documents en classement vertical.
- Classeurs : pour regrouper et protéger les documents.
- Boîtes d’archives : pour le stockage à long terme.
3. Modes de classement principaux
Parmi les modes de classement, on distingue notamment :
- Classement alphabétique : basé sur l’ordre des mots (nom, prénom, entreprise, etc.). La norme AFNOR NF Z 44001 (annulée en 2010 mais toujours référencée) définit des règles pour déterminer le mot directeur d’une rubrique, facilitant ainsi la constitution des dossiers.
Le choix entre classement horizontal et vertical dépend du type de documents, de la fréquence d’accès et de l’espace disponible.
Matériel de classement
1. Matériel de classement
Le classement alphabétique est la méthode la plus courante, basée sur l’ordre logique des lettres de l’alphabet. Il s’applique notamment aux listes de noms, où l’on classe d’abord par patronyme, puis par prénom (inscrit entre parenthèses).
- Exemple :
Jean DUPONT → DUPONT (Jean)
Pour les rubriques (ex. raison sociale), on obtient la liste alphabétique après un indexage.
a) Indexage d’une rubrique
- Identifier le mot directeur (ex. le nom) et le placer en premier.
- Placer ensuite ce qui suit le mot directeur.
- Reporter ce qui précède le mot directeur à la fin, entre parenthèses.
2. Classement numérique
- Chaque dossier ou document reçoit un numéro selon l’ordre chronologique d’arrivée.
- Le nouveau dossier est placé derrière le dernier numéro attribué.
À retenir : Le classement alphabétique organise par ordre des mots clés (patronyme, nom), tandis que le classement numérique suit l’ordre d’arrivée des dossiers.
Modes de classement : alphabétique, numérique et thématique
1. Classement alphabétique
Le classement alphabétique consiste à organiser les dossiers ou documents selon l'ordre des lettres de l'alphabet. Pour retrouver un dossier, on établit un répertoire alphabétique où les rubriques sont rangées dans cet ordre, avant d'indiquer les numéros correspondants.
2. Classement numérique
Le classement numérique attribue un numéro unique à chaque dossier selon son ordre d'arrivée (ex. : si 10 dossiers sont déjà classés, le suivant reçoit le numéro 11). Pour faciliter la recherche, on crée un répertoire alphabétique des termes prioritaires, permettant d'indexer les rubriques.
| Étapes du classement numérique | Description |
|---|---|
| 1. Attribution du numéro | Numéro selon ordre d'arrivée |
| 2. Indexation | Répertoire alphabétique des termes |
3. Classement thématique
Le classement thématique organise les documents par sujets ou thèmes, divisés en sous-sujets et ainsi de suite, formant une hiérarchie. Les thèmes, sous-thèmes et rubriques sont eux-mêmes classés alphabétiquement.
| Caractéristiques du classement thématique | Détails |
|---|---|
| Organisation | Par sujet, thème, sous-thèmes |
| Hiérarchie | Division en niveaux successifs |
| Classement interne | Alphabétique des rubriques |
| Exemple d’utilisation | Bibliothèques |
Le classement thématique permet une organisation logique par contenu, facilitant la consultation par domaine d'intérêt.
Modes de classement : alphanumérique, décimal, géographique et chronologique
1. Classement alphanumérique
Le classement alphanumérique combine un ordre alphabétique et un ordre numérique.
- On répartit d'abord les documents dans des classes alphabétiques préétablies.
- À l'intérieur de chaque classe, on attribue un numéro d'ordre d'arrivée aux documents.
Ce mode facilite la gestion des documents en associant une identification alphabétique à un suivi chronologique.
2. Classement décimal
Le classement décimal combine un plan idéologique (thématique) et un classement numérique.
Principes clés :
- La matière est divisée en 10 divisions principales, numérotées de 0 à 9.
- Chaque division principale est subdivisée en 10 divisions secondaires, numérotées par deux chiffres :
- Le premier chiffre correspond à la division principale.
- Le second chiffre correspond à la subdivision secondaire.
Exemple en comptabilité :
| Numéro | Désignation |
|---|---|
| 4 | Tiers |
| 40 | Fournisseurs |
| 41 | Clients |
| 42 | Personnels |
| 420 | Avances |
Ce système permet un classement hiérarchisé et précis, facilitant la localisation rapide des documents selon leur thème.
3. Classement géographique
Le classement géographique organise les documents selon des critères spatiaux (pays, régions, villes).
- Utile pour les données liées à des zones géographiques.
- Permet un accès rapide basé sur la localisation.
4. Classement chronologique
Le classement chronologique ordonne les documents selon leur date d’émission ou de réception.
- Utilisé pour suivre l’évolution dans le temps.
- Souvent combiné avec d’autres modes pour affiner la recherche.
À retenir :
Le choix du mode de classement dépend de la nature des documents et de l’usage souhaité, chaque méthode ayant ses avantages spécifiques.
Classement de la boîte mail
1. Classement géographique
Le classement géographique organise les éléments selon un plan hiérarchique basé sur des divisions territoriales :
- Pays → Régions → Préfectures → Villes → etc.
- Chaque subdivision est classée dans un ordre alphabétique ou numérique.
Ce type de classement facilite la localisation rapide des documents liés à une zone géographique précise.
2. Classement chronologique
Le classement chronologique trie les documents par ordre d’arrivée, du plus récent au plus ancien.
- Il est souvent combiné avec un classement numérique, où un numéro d’ordre est attribué à chaque élément.
Exemples d’utilisation :
- Rangement des journaux et revues
- Classement de la correspondance (lettres, doubles, documents commerciaux dans les dossiers)
- Classement des factures après enregistrement comptable
Le classement efficace des emails repose sur l’adoption d’une méthode claire, souvent inspirée des principes géographiques ou chronologiques.