Initiation à l'utilisation d'Excel

1. Ouvrir un document Excel

• Lancer Excel : via le menu Démarrer ou un raccourci sur le bureau.
• À l’ouverture, Excel affiche un écran d’accueil proposant :
  • Créer un nouveau classeur (fichier Excel principal)
  • Ouvrir un fichier existant
• Un classeur peut contenir plusieurs feuilles de calcul pour organiser les données.

2. Navigation dans l'interface

• Le ruban est la zone principale en haut de la fenêtre, regroupant toutes les commandes.
• Il est organisé en onglets, chacun dédié à un type d’action spécifique.
• Chaque onglet affiche un ensemble de commandes liées à une fonction précise.

• Onglet Accueil : outils essentiels pour saisir, modifier et mettre en forme.
• Onglet Insertion : ajouter des éléments visuels ou structurants.
• Onglet Formules : exploiter les calculs automatiques.

3. Personnaliser l'interface

a) Thèmes (onglet Mise en page)

• Un thème est un ensemble cohérent de couleurs, polices et styles graphiques.
• Modifier le thème change automatiquement :
  • Les couleurs du classeur
  • Les styles de graphiques et tableaux
  • La police par défaut (ex. Calibri dans le thème standard)
• Il est préférable de choisir un thème adapté plutôt que de modifier chaque élément individuellement.

b) Personnaliser le ruban

• Modifier les onglets et commandes affichées via un clic droit sur le ruban > Personnaliser le ruban.
• Permet d’adapter l’interface aux outils utilisés.

c) Personnaliser la barre d’accès rapide

• Cliquer sur la flèche à côté de la barre > Autres commandes.
• Ajouter, retirer ou réorganiser les commandes pour un accès rapide.

À retenir : Le ruban et ses onglets sont le principal moyen d’interaction avec Excel, et la personnalisation de l’interface permet d’adapter le logiciel aux besoins de l’utilisateur pour gagner en efficacité.

1. Gestion des documents dans Excel

a) Concepts clés

• Classeur : fichier Excel (.xlsx) contenant une ou plusieurs feuilles de calcul, données, formules, tableaux, graphiques, etc.
• Feuille de calcul : onglet dans un classeur où sont saisies et manipulées les données.

2. Création d’un classeur Excel

Un classeur créé est ouvert en mémoire mais non enregistré jusqu’à la première sauvegarde.

3. Ouverture d’un classeur Excel

• Depuis Excel : Fichier > Ouvrir > Choisir emplacement > Sélectionner fichier > Ouvrir.
• Depuis l’explorateur (Windows) ou Finder (Mac) : double-clic sur le fichier .xlsx.
• Depuis OneDrive : ouvrir OneDrive > cliquer sur fichier > ouverture en ligne ou sur application.

L’ouverture via OneDrive permet la collaboration et la sauvegarde automatique.

4. Enregistrement d’un classeur

5. Fermeture d’un classeur

• Fichier > Fermer ou cliquer sur la croix du document.
• Si modifications non enregistrées, Excel propose :
  • Enregistrer : sauvegarder les changements.
  • Ne pas enregistrer : fermer sans sauvegarder.
  • Annuler : revenir au classeur.

6. Personnalisation du zoom

• Objectifs :
  • Améliorer la lisibilité (agrandir les caractères).
  • Avoir une vue d’ensemble (réduire pour voir tout le tableau).
  • Adapter à l’écran utilisé (portable, grand écran, vidéoprojecteur).
  • Réduire la fatigue visuelle et faciliter la navigation.

Le zoom est un outil de confort pour optimiser la lecture et la manipulation des données.

7. Personnalisation des onglets du ruban

• Permet d’ajouter ou supprimer des commandes dans la barre d’accès rapide.
• Facilite l’accès aux fonctions fréquemment utilisées.
• Les commandes peuvent être ajoutées ou supprimées à tout moment.

Personnaliser le ruban améliore l’efficacité et l’adaptation de l’interface à ses besoins.

1. Insérer un graphique, une illustration, un lien dans Excel

a) Insérer un graphique

• But : Visualiser des données sous forme graphique pour faciliter l’analyse.
• Étapes clés :
  1. Sélectionner les données à représenter.
  2. Aller dans l’onglet Insertion.
  3. Choisir le type de graphique (histogramme, courbe, secteur, etc.).
  4. Cliquer sur le graphique souhaité pour l’insérer.
• Personnalisation : Modifier le titre, légendes, couleurs et axes via les outils de graphique.

b) Insérer une illustration (image)

• But : Ajouter un élément visuel pour illustrer ou enrichir la feuille.
• Procédure :
  1. Cliquer sur l’onglet Insertion.
  2. Sélectionner Images.
  3. Choisir une image depuis l’ordinateur ou en ligne.
  4. Ajuster la taille et la position de l’image dans la feuille.
• Conseil : Utiliser des images légères pour ne pas alourdir le fichier.

c) Insérer un lien hypertexte

• But : Créer un accès rapide vers un site web, un fichier ou une autre cellule.
• Méthode :
  1. Sélectionner la cellule où insérer le lien.
  2. Cliquer sur Insertion > Lien hypertexte.
  3. Saisir l’adresse URL, le chemin du fichier ou la référence de cellule.
  4. Valider pour créer le lien cliquable.
• Types de liens :
  • Vers une page web.
  • Vers un fichier local ou réseau.
  • Vers une autre feuille ou cellule du classeur.

À retenir : L’insertion de graphiques, illustrations et liens permet d’enrichir et d’organiser visuellement les données pour une meilleure compréhension et navigation dans Excel.

1. Les listes de données

• Listes de données automatiques : permettent d'éviter la saisie manuelle, plus lente et sujette aux erreurs.
• Listes déroulantes : offrent un choix prédéfini à l'utilisateur, facilitant la saisie et limitant les erreurs.

À retenir : Utiliser des listes déroulantes pour standardiser et sécuriser la saisie des données.

2. Protection des données dans Excel

• Protéger la feuille : empêche la modification des cellules ou zones spécifiques.
• Protéger le classeur : sécurise la structure du fichier (ajout/suppression de feuilles).
• Excel permet aussi de modifier certaines propriétés du document (titre, catégorie), tandis que d'autres sont en lecture seule (date de création).

3. Création de graphiques à partir d’un tableau

• Un tableau de données est indispensable avant de créer un graphique.
• Sélectionner une plage de cellules sans lignes ou colonnes vides.
• Dans l’onglet Insertion, choisir Graphiques recommandés.
• Le graphique apparaît comme un objet sur la feuille contenant le tableau.

4. Les tableaux dans Excel

a) Création d’un tableau simple

1. Organiser les données en lignes et colonnes.
2. Identifier clairement la ligne des titres (en-têtes).
3. Mettre en forme les titres (gras, centrage, couleur de fond).
4. Ajouter des bordures (extérieures, intérieures, styles) via l’onglet Accueil → Bordures.
5. Appliquer des couleurs de fond pour améliorer la lisibilité (ex : ligne d’en-tête, alternance des lignes).

b) Filtres et tri

• Les filtres ne sont pas automatiques sur un tableau simple.
• Pour activer les filtres : sélectionner la ligne des titres → onglet Données → Filtrer.
• Le tri et le filtrage facilitent la recherche et l’analyse des données.

À retenir : Un tableau bien structuré et mis en forme facilite la lecture, la saisie et l’analyse des données.

1. Sélection et manipulation des cellules

• Sélection des cellules : base indispensable pour toute opération dans Excel.
• Déplacer des cellules : permet de réorganiser un tableau sans ressaisir les données.
  1. Sélectionner la cellule ou plage.
  2. Placer le curseur sur le bord jusqu’à voir la flèche de déplacement.
  3. Cliquer, maintenir et glisser vers la nouvelle position.
  4. Relâcher pour valider.
• Copier, couper, coller : dupliquer ou déplacer des données.
  • Copier = dupliquer sans supprimer l’original.
  • Couper = déplacer (supprime l’original).
  • Coller = insérer à l’emplacement choisi.
  • Méthode classique : clic droit → Copier/Couper, puis clic droit → Coller.
  • Raccourcis clavier facilitent ces opérations.

2. Tri et filtrage des données

• Filtres manuels : flèches dans les cellules de titre pour trier ou filtrer.
  • Fonctions : tri, recherche, filtres textuels, numériques ou par date.
  • Limite : ne s’adaptent pas automatiquement aux nouvelles lignes hors plage filtrée.
• Tri simple : via flèches dans les en-têtes, par ordre croissant/décroissant (ex : A→Z, plus petit→plus grand).
• Tri avancé (menu Données → Trier) :
  • Tri sur une ou plusieurs colonnes.
  • Choix de l’ordre de tri.
  • Prise en compte ou non de la ligne des titres.
  • Tri multiple possible (colonne principale puis secondaire).
• Important : le tri agit sur l’ensemble du tableau, conservant la cohérence des lignes (les données d’un même enregistrement restent ensemble).
• Différence tri/filtre :
  • Tri : modifie l’ordre des données.
  • Filtre : masque temporairement certaines lignes sans les supprimer.
  • Ces outils sont complémentaires.

3. Figer les volets

• Objectif : garder visibles certaines lignes ou colonnes lors du défilement pour faciliter la lecture.
• Utilité : particulièrement utile dans les tableaux simples ou pour figer autre chose que les en-têtes.
• Méthodes principales :

• Supprimer le figeage : Affichage → Figer les volets → Libérer les volets.
• Remarque : dans un tableau structuré, les titres remplacent automatiquement les lettres des colonnes lors du défilement vertical, rendant parfois le figeage des volets inutile pour les en-têtes, mais utile pour d’autres lignes ou colonnes.

À retenir : Le tri réorganise les données, le filtre masque temporairement, et figer les volets permet de garder visibles des informations clés lors du défilement.

1. Calculs de base dans Excel

• Formule Excel : commence toujours par le signe =.
• Les calculs s'effectuent entre cellules référencées (ex : A1, B1).

• Pour additionner ou soustraire plusieurs cellules, enchaîner les symboles (+ ou -) :
  =A1+B1+C1 ou =A1-B1-C1.
• Pour multiplier ou diviser plusieurs cellules, enchaîner les symboles (* ou /) :
  =A1*B1*C1 ou =A1/B1/C1.

Attention : division par zéro ou cellule vide renvoie l'erreur #DIV/0!.

2. Priorité des opérations

Respecter l'ordre classique des opérations dans une formule Excel :

1. Parenthèses ()
2. Puissances ^
3. Multiplication * et Division /
4. Addition + et Soustraction -

Exemple :
=(A1+B1)/C1 calcule d'abord la somme, puis la division.
Sans parenthèses, Excel calcule A1 + (B1/C1).

Conseil : Toujours utiliser des parenthèses pour clarifier et éviter les erreurs.

3. Astuces pour bien utiliser les formules

• Saisir les formules dans des cellules vides pour afficher les résultats.
• Commencer par des formules simples, puis les combiner progressivement.
• Vérifier la syntaxe et les références des cellules.

4. Automatiser les calculs dans un tableau

Exemple d'application dans un cabinet médical :

• Créer un tableau avec colonnes :
  Jour | Nom du patient | Heure du rendez-vous | Durée (minutes) | Médecin
• Ajouter une colonne Durée en heures :
  Formule pour convertir minutes en heures :
  =Durée_en_minutes/60 (ex : =D2/60 si la durée est en D2).
• Ajouter une ligne Total pour la somme des durées :
  Utiliser la fonction SOMME :
  =SOMME(D2:D7) pour additionner les durées de D2 à D7.
• Créer un graphique en colonnes pour visualiser le nombre de rendez-vous par jour.

L'automatisation permet de gagner du temps et d'éviter les erreurs de calcul répétitives.